Архив данных транспортного экспедитора по закону №140-ФЗ
Архив экспедитора — это больше, чем папка с транспортными накладными. С 1 марта 2026 года сведения, связанные с оказанием транспортно-экспедиционных услуг, нужно хранить на территории России три года со дня окончания исполнения договора. Для конкретной перевозки важно быстро собрать договор, стороны, описание груза, маршрут, операции, связанные электронные документы и историю изменений.
Когда часть сведений хранится в TMS, часть в переписке, а итоговый файл на компьютере менеджера, подтвердить полноту за прошлый период сложно. Мы создаём российский архив, который получает данные из рабочих систем, связывает их общим идентификатором и сохраняет журнал. Сотрудник находит перевозку по реквизитам, формирует выгрузку и видит отсутствующие обязательные сведения.
Когда стоит обратиться
Обычно к нам обращаются в таких ситуациях:
- Договор хранится в ЭДО, маршрут в TMS, сведения о грузе в таблице, а переписка по операции остаётся в почте менеджера.
- Старую перевозку можно найти только по фамилии сотрудника или приблизительной дате, потому что системы используют разные номера.
- Резервная копия создаётся, а команда пока без опыта контрольного восстановления и уверенности в сохранности связей между документами.
- Компания хочет подготовить российский контур хранения и понятный порядок выдачи сведений до появления срочного запроса.
Что именно мы сделаем
Инвентаризируем договоры, перевозки, грузы, маршруты, операции и системы, где они сейчас хранятся.
Согласуем модель обязательных полей и идентификаторы связи, настраиваем трёхлетнее хранение в России и блокировку преждевременного удаления.
Разворачиваем российское хранилище и настраиваем загрузку из CRM, TMS, ERP или файлов.
Добавляем поиск, выгрузку, контроль полноты, журнал доступа и резервное копирование.
Переносим контрольную историю, моделируем запрос сведений и передаём регламент эксплуатации.
Что входит в стоимость
69 900 ₽ за всю работу
Создаём один архивный контур для одной организации: до трёх источников, до 25 выбранных полей перевозки и документов, поиск, выгрузку, роли, журнал и резервную копию. Настраиваем загрузку через API, файлы или регламентный обмен и переносим выбранный период исторических данных. Ответственный заказчика подтверждает применимый состав сведений и сроки по фактической деятельности.
Что будет готово
Передадим вам
- Российский архив перевозок с карточками, документами, поиском, выгрузкой и контролем полноты.
- Интеграция выбранных источников, модель данных, роли доступа, журнал и резервное копирование.
- Протокол переноса и восстановления, отчёт исключений и регламент эксплуатации архива.
Перед сдачей проверим
- Контрольные перевозки собирают сведения и документы из выбранных источников под одним архивным идентификатором.
- Поиск находит запись по основным реквизитам, а выгрузка формирует комплект с описью и контрольными суммами.
- Пропуск обязательного поля виден в отчёте, доступы журналируются, резервная копия проходит учебное восстановление.
Как это выглядит на практике
Перевозка за прошлый год находится по номеру договора
- 01
Менеджер вводит номер договора, а архив находит связанную заявку, стороны, груз, маршрут, операции и электронные документы.
- 02
Контроль полноты показывает один файл без связи, полученный раньше по почте, и предлагает карточку по совпадающим реквизитам.
- 03
После подтверждения документ входит в комплект, а журнал сохраняет автора и основание изменения.
- 04
Уполномоченный сотрудник формирует выгрузку с описью, контрольными суммами и записью о выдаче.
Что понадобится для работы
От вас
- Подтверждённый перечень сведений и сроков, примеры договоров, перевозок, маршрутов и связанных документов.
- Доступ к CRM, TMS, ERP, ЭДО или регулярным выгрузкам и сотрудник, который объясняет рабочие статусы.
- Требования к российскому размещению, ролям, резервным копиям, поиску и формату выдаваемого комплекта.
Если у вас немного другая ситуация
Небольшие уточнения, которые помогают довести согласованный результат до рабочего состояния, уже учитываем в цене. Если по ходу работы появится отдельный крупный блок или понадобится платная лицензия, сначала обсудим варианты и стоимость. Расскажите о своей ситуации — подстроим план под неё.
- 3 000 ₽после подписания договора через Диадок
- 66 900 ₽после выполнения, демонстрации и приёмки результата
Предоплата входит в общую стоимость. Оставшуюся сумму оплачиваете после демонстрации и приёмки готовой работы.
Часто спрашивают
Об этой услуге
Какие сведения хранит архив транспортного экспедитора?
Состав утверждает ответственный заказчика. Обычно карточка связывает договор, стороны, груз, маршрут, операции, статусы и подтверждающие документы.
Где размещаются данные?
Архив разворачивается в выбранной российской инфраструктуре компании или российского провайдера с настроенными ролями и резервными копиями.
Можно загрузить историю из таблиц и старой TMS?
Да, сначала делаем контрольный импорт, согласуем сопоставление полей и дубликатов, затем переносим утверждённый исторический период с отчётом исключений.
Как архив связывается с ГИС ЭПД?
Сохраняем внешние идентификаторы и документы обмена. Само подключение к ГИС ЭПД можно выполнить связанной услугой, а архив принимает подтверждённый результат.
Кто может выгружать сведения?
Роли определяет компания. Обычно просмотр, исправление и выдача разделены, а каждая выгрузка получает запись в журнале с пользователем и временем.
Проверяется ли восстановление резервной копии?
Да, контрольная копия восстанавливается в отдельной среде, после чего мы находим выбранные записи, документы и проверяем их связи.
Можно добавить ещё один небольшой источник по ходу проекта?
Если источник использует близкий формат и укладывается в выбранную модель, подключаем его в рамках резерва незапланированных работ после короткого согласования.
Цена и изменения по ходу работы
Цена на странице окончательная?
Да. Перед началом мы сверяем исходные данные и фиксируем результат в договоре. Указанная на странице сумма покрывает согласованную работу целиком, даже если её техническая реализация потребует больше времени, чем ожидалось при оценке.
Что означает резерв незапланированных работ?
Это уже включённый в цену запас времени на небольшие связанные уточнения заказчика, которые появляются после старта: например, добавить поле, изменить формат уведомления или учесть ещё одно условие обработки.
Резерв рассчитывается по формуле: стоимость услуги × 30% ÷ 1 500 ₽. Для услуги за 30 000 ₽ это 6 часов. Эти часы относятся только к дополнительным, заранее незапланированным уточнениям. Они не являются сроком проекта и не ограничивают время на основную работу: согласованный результат мы выполняем полностью.
Можно уточнять детали уже во время работы?
Да. Небольшие связанные изменения обычно помещаются во включённый резерв и не требуют доплаты. Если новая идея заметно меняет результат или превращается в самостоятельную задачу, сначала обсудим подход и стоимость. Любое решение согласуем до выполнения.
Начало работы и оплата
Как оформляются договор и оплата?
Подписываем договор через Диадок. Предоплата составляет 3 000 ₽ и входит в общую стоимость услуги. Остаток оплачивается после демонстрации и приёмки готового результата.
Когда начинается срок выполнения?
Срок отсчитывается после согласования задачи, получения необходимых доступов и материалов, подписания договора и поступления предоплаты. Конкретную дату старта и плановый день готовности подтверждаем перед началом.
Как учитываются платные лицензии и внешние сервисы?
До старта проверяем, нужны ли тарифы, лицензии, сертификаты или дополнительные ресурсы внешних систем. Если они потребуются, заранее покажем варианты и стоимость. По возможности аккаунты и лицензии оформляются сразу на заказчика.
Проверка результата и гарантия
Как принимается готовая работа?
Вместе проверяем согласованные сценарии на контрольных данных или тестовой копии, а затем демонстрируем результат. Для интеграций сверяем передачу данных и обработку ошибок, для сайта — работу нужных страниц и действий пользователя, для отчёта — расчёты и обновление данных.
Какая гарантия действует после сдачи?
На выполненные изменения действует гарантия 3 месяца. Если в изменённой нами части обнаружится ошибка нашей реализации, проверим и исправим её без дополнительной оплаты. Переданные материалы, настройки и код остаются у заказчика.
Связанные шаги
- 01Проверка экспедитора в реестре ГосЛог
Проверять экспедитора в реестре ГосЛог
- 02Электронные экспедиторские документы через ГИС ЭПД
Перейти на электронные экспедиторские документы
- 03Архив данных транспортного экспедитора по закону №140-ФЗ
Организовать российский архив перевозок и документов