Трёхсторонняя сверка закупочных документов
Настроим трёхстороннюю сверку закупок: заказ поставщику, фактическая приёмка и счёт или УПД будут сравниваться по позициям, количеству, цене, НДС и сумме. Совпавшие документы проходят дальше, а расхождения попадают в понятную очередь с причиной, ответственным и историей решения.
Когда стоит обратиться
Обычно к нам обращаются в таких ситуациях:
- Бухгалтер перед оплатой вручную открывает заказ, поступление и счёт поставщика, сравнивает строки и возвращает документы коллегам при каждом расхождении.
- Поставщик выставляет цену или количество, которые отличаются от заказа, склад принимает часть поставки, а причина корректировки остаётся в письмах и сообщениях.
- Компания хочет быстрее обрабатывать стандартные закупки и одновременно сохранять подтверждённую историю того, кто и почему согласовал исключение.
Что именно мы сделаем
Разбираем путь закупки и определяем, какие документы отражают заказ, приёмку и расчёт с поставщиком.
Сопоставляем поставщиков, номера, позиции, единицы измерения, цены и налоги.
Настраиваем правила точного совпадения и допустимых отклонений по типам закупок.
Создаём очередь расхождений, статусы, ответственных и журнал принятых решений.
Проверяем контрольные поставки и передаём порядок работы закупкам, складу и бухгалтерии.
Что входит в стоимость
79 900 ₽ за всю работу
Подключаем нужные данные закупочного заказа, поступления и расчётного документа, создаём связи между их строками и настраиваем правила допустимых отклонений. Формируем очередь исключений, статусы разбора, ответственных, журнал решений и отчёт по причинам расхождений, затем проверяем процесс на контрольной подборке закупок.
Что будет готово
Передадим вам
- Рабочая трёхсторонняя сверка заказа, приёмки и счёта или УПД с построчным результатом и правилами допуска.
- Очередь расхождений со статусами, причинами, ответственными, комментариями и журналом принятых решений.
- Отчёт по поставщикам и причинам исключений, таблица соответствия полей и инструкция для закупок, склада и бухгалтерии.
Перед сдачей проверим
- Контрольные закупки с полным совпадением получают статус успешной сверки, а суммы и позиции подтверждаются данными всех трёх документов.
- Каждое подготовленное расхождение выявляется по соответствующему правилу, показывает исходные значения и передаётся назначенному участнику процесса.
- Повторная загрузка тех же документов обновляет существующую проверку, сохраняет журнал решения и исключает случайное появление второй закупочной операции.
Как это выглядит на практике
Цена в счёте выше цены заказа
Типичная ситуация: бухгалтер перед оплатой вручную открывает заказ, поступление и счёт поставщика, сравнивает строки и возвращает документы коллегам при каждом расхождении. Сначала система связывает счёт поставщика с заказом и приёмкой по договору, номеру заказа и товарным позициям, затем по одной строке количество совпадает, однако отклонение цены в счёте от цены заказа превышает установленный допуск, а в финале исключение поступает ответственному закупщику с обеими ценами, суммой отклонения и ссылками на документы.
- 01
Система связывает счёт поставщика с заказом и приёмкой по договору, номеру заказа и товарным позициям.
- 02
По одной строке количество совпадает, однако отклонение цены в счёте от цены заказа превышает установленный допуск.
- 03
Исключение поступает ответственному закупщику с обеими ценами, суммой отклонения и ссылками на документы.
- 04
После подтверждённой корректировки или согласования решение сохраняется, а документ получает следующий статус обработки.
Что понадобится для работы
От вас
- Доступ к данным заказов поставщикам, складских приёмок, счетов или УПД в 1С, ERP, ЭДО либо согласованных выгрузках.
- Правила сопоставления поставщиков и товарных позиций, допустимые отклонения цены, количества, суммы, НДС и округления.
- Контрольная подборка с полностью совпавшими документами, частичной поставкой и несколькими известными видами расхождений.
Если у вас немного другая ситуация
Небольшие уточнения, которые помогают довести согласованный результат до рабочего состояния, уже учитываем в цене. Если по ходу работы появится отдельный крупный блок или понадобится платная лицензия, сначала обсудим варианты и стоимость. Расскажите о своей ситуации — подстроим план под неё.
- 3 000 ₽после подписания договора через Диадок
- 76 900 ₽после выполнения, демонстрации и приёмки результата
Предоплата входит в общую стоимость. Оставшуюся сумму оплачиваете после демонстрации и приёмки готовой работы.
Часто спрашивают
Об этой услуге
Что происходит с документами, которые совпали полностью?
Они получают статус успешной сверки и остаются доступными в журнале. При наличии подходящего интерфейса результат можно передать в следующий этап согласования или оплаты.
Как обрабатывается частичная поставка?
Связываем несколько приёмок с одним заказом и считаем принятое количество накопительно. В счёте проверяем фактически принятый объём и показываем остаток заказа, который ожидает следующую поставку.
Можно настроить разные допуски для поставщиков?
Да. Правило может зависеть от поставщика, договора, категории, валюты или типа расхода. Все допуски сохраняются в отдельной таблице и применяются одинаково при каждой проверке.
Поддерживаются документы из ЭДО?
Да, если нужный оператор или учётная система предоставляет нужные данные через API, файл или базу. Сначала проверяем доступные поля и устойчивые идентификаторы для связи с заказом и приёмкой.
Цена и изменения по ходу работы
Цена на странице окончательная?
Да. Перед началом мы сверяем исходные данные и фиксируем результат в договоре. Указанная на странице сумма покрывает согласованную работу целиком, даже если её техническая реализация потребует больше времени, чем ожидалось при оценке.
Что означает резерв незапланированных работ?
Это уже включённый в цену запас времени на небольшие связанные уточнения заказчика, которые появляются после старта: например, добавить поле, изменить формат уведомления или учесть ещё одно условие обработки.
Резерв рассчитывается по формуле: стоимость услуги × 30% ÷ 1 500 ₽. Для услуги за 30 000 ₽ это 6 часов. Эти часы относятся только к дополнительным, заранее незапланированным уточнениям. Они не являются сроком проекта и не ограничивают время на основную работу: согласованный результат мы выполняем полностью.
Можно уточнять детали уже во время работы?
Да. Небольшие связанные изменения обычно помещаются во включённый резерв и не требуют доплаты. Если новая идея заметно меняет результат или превращается в самостоятельную задачу, сначала обсудим подход и стоимость. Любое решение согласуем до выполнения.
Начало работы и оплата
Как оформляются договор и оплата?
Подписываем договор через Диадок. Предоплата составляет 3 000 ₽ и входит в общую стоимость услуги. Остаток оплачивается после демонстрации и приёмки готового результата.
Когда начинается срок выполнения?
Срок отсчитывается после согласования задачи, получения необходимых доступов и материалов, подписания договора и поступления предоплаты. Конкретную дату старта и плановый день готовности подтверждаем перед началом.
Как учитываются платные лицензии и внешние сервисы?
До старта проверяем, нужны ли тарифы, лицензии, сертификаты или дополнительные ресурсы внешних систем. Если они потребуются, заранее покажем варианты и стоимость. По возможности аккаунты и лицензии оформляются сразу на заказчика.
Проверка результата и гарантия
Как принимается готовая работа?
Вместе проверяем согласованные сценарии на контрольных данных или тестовой копии, а затем демонстрируем результат. Для интеграций сверяем передачу данных и обработку ошибок, для сайта — работу нужных страниц и действий пользователя, для отчёта — расчёты и обновление данных.
Какая гарантия действует после сдачи?
На выполненные изменения действует гарантия 3 месяца. Если в изменённой нами части обнаружится ошибка нашей реализации, проверим и исправим её без дополнительной оплаты. Переданные материалы, настройки и код остаются у заказчика.