Spend Analysis: анализ расходов и закупок
Соберём Spend Analysis, который отвечает на практические вопросы закупок: сколько компания тратит, у кого покупает, какие подразделения формируют спрос, где цена меняется, где заказы дробятся и какая доля проходит по договору. Система очистит справочники, объединит одинаковых поставщиков, разложит позиции по категориям и даст переход от общей суммы к конкретному документу.
Когда стоит обратиться
Обычно к нам обращаются в таких ситуациях:
- Руководство знает общую сумму затрат, однако сведения о поставщиках, материалах и подразделениях находятся в разных выгрузках, поэтому подготовка категорийного обзора занимает недели.
- Один контрагент записан под несколькими названиями и юридическими лицами, похожие позиции имеют разные описания, а реальный объём закупки становится виден только после ручной очистки.
- Закупочная команда готовит тендер или переговоры и хочет подтвердить объём категории, разброс цен, концентрацию поставщиков, долю закупок по договору и историю изменений.
Что именно мы сделаем
Определяем вопросы закупок, контрольный период и финансовый контур сверки.
Собираем заказы, поступления, оплаты, договоры и справочники поставщиков.
Очищаем названия, валюты, единицы и классифицируем закупочные позиции.
Рассчитываем показатели и строим обзор с детальной навигацией до документа.
Проводим сверку, дорабатываем словарь и передаём регламент обновления.
Что входит в стоимость
79 900 ₽ за всю работу
Подключаем выгрузки ERP, 1С, SAP, системы электронных закупок, бухгалтерии или таблиц. Очищаем поставщиков, категории, единицы измерения, валюты и описания позиций, связываем документы заказа, приёмки и оплаты в пределах доступных данных. Настраиваем классификацию расходов, показатели экономии, концентрации, частоты, ценовых отклонений и соблюдения договоров. Создаём дашборд, детализацию, выгрузку и регламент обновления. Проверяем итоговые суммы с финансовым контуром на контрольном периоде.
Что будет готово
Передадим вам
- Дашборд Spend Analysis с расходами, категориями, поставщиками, ценами, договорами и детализацией до документов.
- Очищенный справочник и поддерживаемый словарь классификации поставщиков и закупочных позиций с признаками качества.
- Протокол сверки, описание показателей и инструкция по обновлению данных и обработке новых значений.
Перед сдачей проверим
- Сумма расходов контрольного периода совпадает с выбранным финансовым источником с учётом задокументированных корректировок.
- Выбранные поставщики и позиции попадают в утверждённые категории, а каждое правило классификации можно просмотреть и уточнить.
- Пользователь проходит от графика и итоговой суммы до перечня документов, строк, цен, количества и исходного идентификатора.
Как это выглядит на практике
Подготовка переговоров по крупной категории
Категорийный менеджер выбирает период и видит общий объём, основных поставщиков, филиалы-заказчики и динамику средней цены. Система показывает несколько юридических лиц одной группы, мелкие разрозненные заказы и операции, прошедшие вне действующих договоров.
Менеджер раскрывает ценовые отклонения до спецификаций, проверяет количество и формирует перечень позиций для объединённого запроса предложений. Итоговая выгрузка содержит подтверждённый объём, историю цен и структуру поставщиков для расчёта переговорной позиции.
- 01
Категорийный менеджер выбирает период и видит общий объём, основных поставщиков, филиалы-заказчики и динамику средней цены.
- 02
Система показывает несколько юридических лиц одной группы, мелкие разрозненные заказы и операции, прошедшие вне действующих договоров.
- 03
Менеджер раскрывает ценовые отклонения до спецификаций, проверяет количество и формирует перечень позиций для объединённого запроса предложений.
- 04
Итоговая выгрузка содержит подтверждённый объём, историю цен и структуру поставщиков для расчёта переговорной позиции.
Что понадобится для работы
От вас
- Выгрузки заказов, поступлений, оплат или проводок с суммами, датами, организациями, подразделениями и поставщиками.
- Справочники контрагентов, договоров, номенклатуры, закупочных категорий, единиц измерения и валют.
- Финансовый отчёт для сверки, действующая категорийная структура и примеры операций, требующих особой классификации.
Если у вас немного другая ситуация
Небольшие уточнения, которые помогают довести согласованный результат до рабочего состояния, уже учитываем в цене. Если по ходу работы появится отдельный крупный блок или понадобится платная лицензия, сначала обсудим варианты и стоимость. Расскажите о своей ситуации — подстроим план под неё.
- 3 000 ₽после подписания договора через Диадок
- 76 900 ₽после выполнения, демонстрации и приёмки результата
Предоплата входит в общую стоимость. Оставшуюся сумму оплачиваете после демонстрации и приёмки готовой работы.
Часто спрашивают
Об этой услуге
Что входит в Spend Analysis?
Обычно это расходы по времени, поставщикам, категориям, подразделениям и договорам, анализ концентрации, цен, дробления и хвоста мелких операций. Точный набор выбираем под решения закупочной команды.
Как объединяются дубли поставщиков?
Основой служат устойчивые реквизиты, прежде всего ИНН и идентификаторы учётной системы. Дополнительные правила связывают филиалы, варианты написания и группы компаний, сохраняя исходное значение для проверки.
Можно анализировать позиции со свободным текстом?
Да. Используем очистку, словари, ключевые признаки и подтверждаемую классификацию. Новые либо сомнительные описания попадают в очередь разбора, после решения правило применяется в следующих обновлениях.
Отчёт покажет достигнутую экономию?
Добавим выбранную методику: сравнение с базовой ценой, бюджетом, предыдущим периодом или результатом тендера. Источник базы и исключения фиксируются, чтобы показатель оставался воспроизводимым.
Можно начать с одной выгрузки без хранилища данных?
Да. Первую модель можно собрать на выбранной выгрузке заказов, платежей или бухгалтерских документов. Мы сразу фиксируем структуру и правила очистки так, чтобы позднее подключить регулярное обновление без повторного проектирования показателей.
Цена и изменения по ходу работы
Цена на странице окончательная?
Да. Перед началом мы сверяем исходные данные и фиксируем результат в договоре. Указанная на странице сумма покрывает согласованную работу целиком, даже если её техническая реализация потребует больше времени, чем ожидалось при оценке.
Что означает резерв незапланированных работ?
Это уже включённый в цену запас времени на небольшие связанные уточнения заказчика, которые появляются после старта: например, добавить поле, изменить формат уведомления или учесть ещё одно условие обработки.
Резерв рассчитывается по формуле: стоимость услуги × 30% ÷ 1 500 ₽. Для услуги за 30 000 ₽ это 6 часов. Эти часы относятся только к дополнительным, заранее незапланированным уточнениям. Они не являются сроком проекта и не ограничивают время на основную работу: согласованный результат мы выполняем полностью.
Можно уточнять детали уже во время работы?
Да. Небольшие связанные изменения обычно помещаются во включённый резерв и не требуют доплаты. Если новая идея заметно меняет результат или превращается в самостоятельную задачу, сначала обсудим подход и стоимость. Любое решение согласуем до выполнения.
Начало работы и оплата
Как оформляются договор и оплата?
Подписываем договор через Диадок. Предоплата составляет 3 000 ₽ и входит в общую стоимость услуги. Остаток оплачивается после демонстрации и приёмки готового результата.
Когда начинается срок выполнения?
Срок отсчитывается после согласования задачи, получения необходимых доступов и материалов, подписания договора и поступления предоплаты. Конкретную дату старта и плановый день готовности подтверждаем перед началом.
Как учитываются платные лицензии и внешние сервисы?
До старта проверяем, нужны ли тарифы, лицензии, сертификаты или дополнительные ресурсы внешних систем. Если они потребуются, заранее покажем варианты и стоимость. По возможности аккаунты и лицензии оформляются сразу на заказчика.
Проверка результата и гарантия
Как принимается готовая работа?
Вместе проверяем согласованные сценарии на контрольных данных или тестовой копии, а затем демонстрируем результат. Для интеграций сверяем передачу данных и обработку ошибок, для сайта — работу нужных страниц и действий пользователя, для отчёта — расчёты и обновление данных.
Какая гарантия действует после сдачи?
На выполненные изменения действует гарантия 3 месяца. Если в изменённой нами части обнаружится ошибка нашей реализации, проверим и исправим её без дополнительной оплаты. Переданные материалы, настройки и код остаются у заказчика.