Перечень расходов на УСН стал открытым: какие настройки 1С могут занижать признаваемые расходы

Что делать бухгалтериям и интеграторам 1С после реформы главы 26.2 НК РФ

С 1 января 2026 года упрощенцы с объектом «доходы минус расходы» получили право учитывать не только 44 пункта из старого перечня ст. 346.16 НК РФ, но и любые «иные расходы», признаваемые по правилам главы 25 НК РФ — той же, что применяют компании на общем режиме. Пункт 1 ст. 346.16 НК РФ дополнен подпунктом 45 с 1 января 2026 года Федеральным законом от 28 ноября 2025 г. № 425-ФЗ; его текст прямой: «иные расходы, определяемые в порядке, установленном главой 25 настоящего Кодекса» [1]. Это не значит, что расход автоматически становится законным: он всё равно должен быть экономически обоснован, документально подтверждён и не должен подпадать под прямые запреты, включая ст. 270 НК РФ [2].

Проблема в другом: справочники затрат в 1С часто настроены под старый закрытый перечень и продолжают автоматически помечать часть новых категорий расходов как непризнаваемые в налоговом учёте — просто потому, что их вид расхода не переопределили после изменения закона.

Материал адресован организациям и ИП на УСН «доходы минус расходы», бухгалтериям и интеграторам 1С, которые должны актуализировать учётную систему после реформы. Статья не рассматривает вопросы НДС при УСН — это отдельная тема, требующая самостоятельного разбора.

В чём проблема и кому полезна статья

Учётная система не читает Налоговый кодекс — она применяет то, что в неё занесено. Если справочник «Статьи затрат» или «Прочие доходы и расходы» настроен несколько лет назад в логике «на упрощёнке признаём только то, что явно названо в перечне», эта логика устарела с 2026 года, но сама настройка никуда не делась. В результате часть расходов, которые теперь можно законно учесть, — консультационные услуги, доработка нематериальных активов, добровольное страхование из перечня ст. 263 НК РФ, расходы на обучение потенциальных сотрудников — по-прежнему автоматически уходит в «не учитываемые в целях налогообложения», а налоговая база завышается.

Что изменилось в НК РФ: от закрытого перечня к правилам главы 25

До 2026 года разрешалось признавать только расходы, прямо перечисленные в п. 1 ст. 346.16 НК РФ: любая статья затрат, не поименованная там, автоматически исключалась из налоговой базы, сколь бы обоснованной она ни была [2] [3]. Попытки расширить список самостоятельно годами вызывали споры с налоговой — суды и ведомства последовательно указывали, что перечень исчерпывающий.

С 2026 года ситуация иная. Формулировка «иные расходы» означает, что утверждённый перечень для УСН больше не исчерпывающий — он стал открытым [3]. При этом критерии признания расхода не изменились по существу: расход должен быть направлен на извлечение дохода, документально подтверждён надлежащими документами и экономически обоснован — эти условия прямо связаны с п. 1 ст. 252 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ [2].

Открытый перечень позволяет заново проверить затраты, которые раньше исключали из-за отсутствия в списке: например, представительские и отдельные консультационные расходы. При этом ПО, юридические услуги и обучение нельзя целиком объявлять новыми категориями: для ряда таких затрат основания существовали и до 2026 года. Нужны конкретный предмет договора, применимая норма и условия признания, а не одна общая отметка «цифровой сервис». См. разъяснение ФНС о расходах на УСН с 2026 года.

Почему открытый перечень — не карт-бланш

Ключевая ошибка, которую нельзя допустить при обновлении учётной политики, — трактовать реформу как разрешение списывать любые траты. Часть ограничений сохраняется буквально и без исключений.

Прямые запреты, не связанные с перечнем. Официальная методическая позиция 1С прямо указывает: ни при каких обстоятельствах на УСН нельзя признавать расходы, которые присутствуют в главе 25, но признаются только по методу начисления, — отрицательные курсовые разницы (прямой запрет на УСН), а также резервы: по сомнительным долгам, по отпускам, на ремонты и другие [6]. Отдельно та же методология фиксирует, что налоговые штрафы и пени не признаются в расходах — это следует из общих условий п. 1 ст. 252 и п. 1 ст. 270 НК РФ [6].

Ограниченный список даже там, где расход разрешён. До 2026 года упрощенцы могли включать в расходы только обязательное страхование имущества и ответственности, например ОСАГО. С 2026 года при УСН учитывают взносы на добровольное страхование, но только из закрытого перечня ст. 263 НК РФ — например, КАСКО; если вид добровольного страхования отсутствует в этом списке, включать его в расходы нельзя [7]. Аналогично признаётся приобретённое право требования — но при условии его оплаты предыдущему кредитору и по специальным правилам расчёта налоговой базы [7].

Специальные правила момента признания сохраняются. Часть затрат по-прежнему признаётся по особым правилам — например, стоимость товаров учитывается только после их реализации, а не просто после оплаты поставщику [8]. Открытие перечня расходов не отменяет эти условия — оно лишь добавляет новые категории затрат, которые тоже должны пройти проверку на соответствие требованиям, установленным для налога на прибыль [8].

Нормируемые расходы остаются нормируемыми. Представительские расходы теперь признаются на УСН, но в пределах норматива — 4% от расходов на оплату труда, как и на общем режиме, а не в полном объёме [4].

Как найти статьи затрат, которые система автоматически считает непризнаваемыми

Прежде чем менять настройки, нужно увидеть, что именно система сейчас исключает из расходов, и почему. В «1С:Бухгалтерии 8» для этого есть три уровня инструментов, и использовать их стоит именно в этом порядке.

Уровень 1 — общая картина по видам расходов. Раздел Отчёты — Анализ учёта по УСН — Анализ состояния налогового учёта по УСН показывает суммы признанных расходов с разбивкой по видам («Товары и материалы», «Услуги сторонних организаций», «Оплата труда», «Налоги, взносы» и др.); двойной щелчок по сумме открывает расшифровку [9]. Для более гибкой выборки по специальным регистрам УСН можно также использовать Универсальный отчёт (раздел Отчёты — Стандартные отчёты), который применим и к регистрам налогового учёта, а не только к бухгалтерским счетам [9].

Уровень 2 — точный ответ, почему расход не признан. У обоих перечисленных отчётов есть ограничение: они показывают суммы, но не объясняют, почему конкретная затрата не попала в расходы УСН. Для этого начиная с версии 3.0.173 в «1С:Бухгалтерии 8» появился отдельный отчёт «Расходы УСН» (раздел Отчёты — Анализ учёта — Расходы УСН»), который по каждому виду расходов выводит данные о затратах, поступивших в прошлых периодах и не включённых в расходы на начало периода, о затратах текущего периода, о признанных суммах и о том, что осталось не признанным на конец периода [9].

Уровень 3 — расшифровка до документа. Кликнув по виду расхода в отчёте «Расходы УСН», можно получить расшифровку по конкретным документам, а по каждому документу — сформировать отчёт «Признание расходов УСН» с перечнем условий признания, суммой признанных и непризнанных расходов и указанием причины непризнания [9]. Это удобный инструмент именно для аудита справочника: если в отчёте видно, что тип затраты систематически попадает в «не признано» без очевидной причины (не из-за отсутствия оплаты, а из-за настройки), это сигнал проверить «Вид расхода» соответствующей статьи.

Отдельно стоит проверять сами справочники напрямую. Расходы в 1С:Бухгалтерии отражаются через два справочника — «Статьи затрат» и «Прочие доходы и расходы»; именно поле «Вид расхода» (или «Вид статьи») определяет, как расход отразится в декларации, а не название статьи, которое может быть любым [10]. Если расходы не должны учитываться в целях налогообложения по ст. 270 НК РФ, в «Статьях затрат» выбирается вид расхода «Не учитываемые в целях налогообложения», а в «Прочих доходах и расходах» снимается флажок «Принимается к налоговому учёту» [10]. Практическая инвентаризация — выгрузить справочники и найти все статьи с этими значениями, заведённые до 2026 года, и заново оценить каждую на соответствие новому пп. 45.

В 1С:Комплексная автоматизация логика похожая, но привязана к счетам затрат: при активном флаге «Принимается к налоговому учёту» одновременно заполняется «вид расходов по основной деятельности» (для счетов 20, 23, 25, 26, 44 это определяет, нормируется расход или нет, и его место в отчётности); при отключённом флаге вид расходов автоматически принимает значение «не учитываемые в целях налогообложения» [11].

Отдельная точка контроля — документы поступления товаров и услуг, где есть собственный переключатель «Расходы УСН». В поле «Расходы УСН» нужно выбрать значение «Принимаются», чтобы впоследствии стоимость оприходованных товаров могла попасть в расходную часть КУДиР [12]. Известна и обратная ошибка: если в документе списания с расчётного счёта некорректно выбран вид операции, а в поле «Расходы УСН» стоит значение «Не принимаются», задолженность по счёту закрывается, но в расходы сумма не попадает — при этом ошибка не видна без отдельной проверки отчётом «Признание расходов УСН» [13].

Как проверять экономическую обоснованность, документальное подтверждение и применимые ограничения

Прежде чем менять «Вид расхода» на «принимаемый» для новой или ранее исключённой статьи, стоит последовательно пройти три проверки, общие для всех расходов на УСН и на ОСНО:

1. Экономическая обоснованность. Расход должен быть связан с деятельностью, направленной на получение дохода. Формальная связь с бизнесом обычно недостаточна для спорных, крупных или нетиповых трат — нужна документально прослеживаемая связь с конкретными операциями, проектами или договорами.
2. Документальное подтверждение. Это договоры, акты выполненных работ, товарные накладные, счета-фактуры, кассовые чеки и платёжные поручения — стандартный комплект, который требуется и на общем режиме [8].
3. Отсутствие прямого запрета. Проверьте статью 270 НК РФ и специальные правила УСН. Налоговые санкции нельзя смешивать с договорными неустойками: последние с 2026 года могут учитываться при соблюдении условий. Потери от брака также нельзя автоматически включать в список прямых запретов только на основании разъяснений о старом закрытом перечне [1][6].

Если право учесть расход подтверждено, бухгалтер определяет его категорию и момент признания. Затем в тестовой копии проверяют конкретный документ, поле «Расходы УСН» и движения регистров. Флажок налогового учёта или название статьи затрат сами по себе не гарантируют включение суммы в КУДиР: интерфейсы и алгоритмы различаются по конфигурациям и релизам 1С [9][10].

Как отделить право учесть расход от момента его признания при кассовом методе

Реформа 2026 года расширила именно список того, что можно признать, но не изменила базовый принцип упрощённой системы: расходы признаются кассовым методом, то есть после фактической оплаты, с учётом специальных условий для отдельных видов затрат. Налогоплательщики, применяющие УСН, для целей налогообложения применяют кассовый метод признания доходов и расходов, при котором доходы признаются по мере их поступления, а расходы — по мере их оплаты, с учётом ряда особенностей, предусмотренных положениями главы 26.2 НК РФ [14].

Это разделение критично для настройки 1С, потому что часть новых расходов, доступных по пп. 45, вписывается не в общий кассовый принцип, а в специальные правила момента признания, унаследованные от прежнего перечня:

• Товары для перепродажи. Для признания расхода должны выполняться сразу три условия: поступление товаров отражено в программе, товары оплачены поставщику и товары реализованы покупателю — расход признаётся не по факту оплаты, а именно в момент выполнения всех трёх условий [9].
• Услуги. Для признания расхода по услугам достаточно двух условий: поступление услуг отражено в программе и услуги оплачены поставщику [9].
• Основные средства. Расход признаётся только после ввода ОС в эксплуатацию и оплаты поставщику, а каждый платёж делится равными частями по количеству отчётных периодов до конца года [9].
• Оплата труда. Для признания нужно, чтобы зарплата была и начислена, и выплачена; НДФЛ признаётся в расходах именно в момент выплаты зарплаты [9].
• Налоги и взносы. Расход признаётся при условии, что налог или взнос начислен в программе и оплачен, включая случаи уплаты через единый налоговый платёж [9].

Практический вывод: при добавлении новой статьи затрат в справочник недостаточно один раз переключить «Вид расхода» — нужно параллельно проверить, к какому механизму признания в 1С привязан документ, иначе расход либо не попадёт в КУДиР вовсе, либо попадёт не в том периоде.

Как актуализировать классификацию расходов на сервисы, услуги и другие хозяйственные операции

Практический алгоритм ревизии справочника после бухгалтерской проверки:

1. Инвентаризация справочников и отчётов. Выгрузить все элементы «Статей затрат» и «Прочих доходов и расходов» с текущим значением «Вида расхода» и сопоставить с данными отчёта «Расходы УСН» — это даёт полную карту того, что система сейчас считает непризнаваемым и почему [9] [10].
2. Сопоставление с новым перечнем. Для каждой исключённой позиции проверьте подпункт 45 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ, соответствующую норму главы 25 и специальные правила УСН. Раздельно зафиксируйте запрет, невыполненное условие признания и устаревшую настройку: это три разные причины [1][6].
3. Проверка по трём критериям, описанным выше, для каждой позиции, которую планируется перевести в разряд признаваемых.
4. Особое внимание переходным операциям. Расходы при смене налогового режима проверяют по статье 346.25 НК РФ отдельно: важны прежний метод учёта, оплата и то, не была ли сумма уже признана. Переходные правила не означают, что все затраты прошлых лет можно включить в 2026 год. Расходы на обучение будущих сотрудников тоже требуют проверки специальных условий, а не только ссылки на открытый перечень [1][15].
5. Фиксация обоснования — прежде чем менять вид расхода, стоит зафиксировать письменное основание (ссылку на норму, письмо Минфина или внутреннюю позицию), чтобы при проверке ФНС можно было объяснить, с какой даты и почему статья была переклассифицирована.
6. Точечное изменение, а не массовый пересчёт всей базы задним числом — см. следующий раздел.

Как обрабатывать возвраты, корректировки и расходы прошлых периодов без механического пересчёта всего учёта

Отдельный источник ошибок — операции, которые физически происходят в одном периоде, а влияют на расход, признанный в другом. Классический пример — возврат товара поставщику после того, как его стоимость уже попала в КУДиР. Расходы нужно скорректировать, если к моменту возврата некачественных товаров их стоимость уже была учтена в расходах, при этом в НК РФ прямо не прописано, в каком периоде это нужно сделать — это создаёт пространство для методической ошибки, если корректировку выполняют формально, без анализа периода [16].

Не переносите порядок исправления одной операции на все возвраты. Возврат поставщику, уменьшение цены продажи и ошибка прошлых лет дают разные движения. Сначала бухгалтер определяет период и основание исправления, затем в копии базы проверяют подходящий документ, движения КУДиР и необходимость уточнённой декларации. Пример корректировки реализации [17] нельзя применять к возврату поставщику без проверки.

Важно не путать техническую корректировку одной операции с исправлением системной ошибки классификации. Если в результате ревизии справочника выяснилось, что целая категория расходов годами неправомерно исключалась из базы (или, наоборот, неправомерно включалась), закон предписывает не «переиграть» всю историю, а действовать через механизм исправления ошибок налогового учёта: упрощенцы наравне с плательщиками налога на прибыль обязаны применять общие правила — например, нормы ст. 54 НК РФ, определяющие порядок исправления ошибок налогового учёта [14]. При выявлении заниженного налога подаётся уточнённая декларация, к которой имеет смысл приложить сопроводительное письмо с объяснением причин корректировки либо бухгалтерскую справку, на основании которой вносились исправления в учёт [14].

Старые разъяснения о потерях от брака [18] опирались на закрытый перечень. Нельзя представлять их как безусловный запрет для 2026 года. По конкретным потерям отдельно проверяют нормы главы 25, документы о причинах и размере потерь, условия УСН и отсутствие повторного учёта уже списанных затрат [1]. Решение о признании принимает бухгалтер; автоматическая переклассификация всех потерь недопустима.

Если ошибка касается только переноса убытков прошлых лет (а не текущей классификации расходов), напомним отдельно действующее правило: перенос убытков делается в специальном разделе КУДиР только если убытки прошлых периодов переносятся на текущий период, причём такой перенос можно делать в течение 10 лет частями или полностью, а при возникновении убытков в нескольких периодах их переносят в порядке возникновения (п. 7 ст. 346.18 НК РФ) [19].

Как сохранять основание выбранной категории и формировать отчёт для контроля КУДиР

Открытый перечень расходов увеличивает не только возможности, но и нагрузку по обоснованию каждой позиции при проверке. Вместо сводной таблицы удобнее вести короткую карточку аудита на каждую пересматриваемую статью справочника — она проще в поддержке, чем таблица на десятки строк, и естественно ложится в переписку или бухгалтерскую справку. В карточке фиксируются четыре пункта:

• статья расхода и её текущий «Вид расхода» в справочнике на момент проверки;
• норма, которая теперь к ней применима, — пп. 45 п. 1 ст. 346.16 и конкретная статья главы 25 НК РФ, либо, наоборот, прямой запрет;
• принятое решение — оставить статью непризнаваемой или перевести в «Принимается к налоговому учёту»;
• документы и основание, на которые можно сослаться при проверке.

Например, по статье «Консультационные услуги», ранее имевшей вид расхода «Не учитываемые в целях налогообложения», после ревизии зафиксировано основание — пп. 45 п. 1 ст. 346.16, глава 25 НК РФ, — и решение перевести её в «Принимается к налоговому учёту» при наличии договора, акта и внутренней записки о связи расхода с деятельностью, направленной на получение дохода. А статья «Отрицательные курсовые разницы» остаётся без изменений: по ней зафиксирован прямой запрет для УСН согласно официальной позиции 1С:ИТС [6], и никакая внутренняя документация этого не отменяет.

Дополнить карточки стоит регулярной сверкой через встроенные отчёты 1С: отчёт «Расходы УСН» и связанный с ним отчёт «Признание расходов УСН» по документу уже показывают не только суммы, но и обоснование признания или причину непризнания по каждому документу [9], поэтому такую сверку разумно делать раз в квартал, а не только по итогам года. Комплект карточек по всем пересмотренным статьям и есть практический результат аудита — перечень изменений в правилах признания с подтверждающими документами, который можно предъявить при проверке или передать вместе с учётной системой другому специалисту.

Типичные ошибки при переходе на открытый перечень

• Массовое включение всех новых категорий расходов в «Принимается к налоговому учёту» без проверки экономической обоснованности по каждой позиции.
• Игнорирование того, что часть расходов по-прежнему признаётся кассовым методом с особыми условиями (товары для перепродажи, ОС, оплата труда), а не сразу по факту оплаты.
• Смешение налоговых штрафов с договорными неустойками и перенос ограничений старого закрытого перечня на операции 2026 года без проверки действующих норм.
• Отсутствие письменной фиксации основания для переклассификации — при проверке это резко снижает шансы отстоять позицию.
• Полный пересчёт КУДиР за прошлые периоды вместо точечной корректировки конкретных операций и подачи уточнённой декларации там, где это действительно требуется.

Вывод

Открытие перечня расходов на УСН — существенное изменение правил, но оно не отменяет базовых требований к расходу: обоснованность, документальное подтверждение, отсутствие прямого запрета и корректный момент признания при кассовом методе. Реальный риск для бизнеса на упрощёнке сейчас не в законе, а в том, что учётная система продолжает жить по старым настройкам справочников, где расходы, ставшие законными с 2026 года, по-прежнему технически помечены как непризнаваемые. Аудит справочников «Статьи затрат» и «Прочие доходы и расходы», проверка полей «Расходы УСН» в документах, использование встроенных отчётов «Расходы УСН» и «Признание расходов УСН», а также фиксация основания для каждой переклассифицированной статьи в карточке аудита — практический способ убедиться, что налоговая база действительно отражает новые возможности закона, а не устаревшую конфигурацию 1С.

Источники

[1] garant.ru — НК РФ Статья 346.16. Порядок определения расходов (с отметкой о дополнении пунктом 1 подпунктом 45 Федеральным законом от 28.11.2025 № 425-ФЗ) — https://base.garant.ru/10900200/fdc84e4fbb7e6b77832ef18441e37fbb/

[2] gazeta-unp.ru — Расходы при УСН в 2026 году: перечень с расшифровкой — https://www.gazeta-unp.ru/articles/53443-rashody-pri-usn

[3] buhexpert8.ru — Перечень расходов на УСН с 2026 года — https://buhexpert8.ru/1s-buhgalteriya/nalogi/usn/rashody-usn/perechen-rashodov-na-usn-s-2026-goda.html

[4] e-office24.ru — Перечень расходов на УСН стал открытым с 2026 года — https://e-office24.ru/news/perechen-raskhodov-na-usn/

[5] it-vector.group — Перечень расходов для УСН станет открытым с 1 января 2026 года — https://it-vector.group/news/perechen-raskhodov-dlya-usn-stanet-otkrytym-s-1-yanvarya-2026-goda/

[6] its.1c.ru — Классификация расходов и правила их учёта на УСН — https://its.1c.ru/db/content/taxusn/src/1100000_т_расходы_при_усн.htm

[7] saby.ru — Перечень расходов на УСН: нововведения в 2026 году — https://saby.ru/articles/accounting/rashody_na_usn

[8] 26-2.ru — Перечень расходов при УСН «доходы минус расходы» в 2026 году — https://www.26-2.ru/art/354191-usn-dohody-minus-rashody

[9] buh.ru — Анализ расходов по УСН в «1С:Бухгалтерии 8» — https://buh.ru/articles/analiz-raskhodov-usn-v-1s-bukhgalterii-8.html

[10] 4dk.ru — Учёт расходов в 1С: выбор вида расхода — https://www.4dk.ru/content/art/35717-1c-pokazyivaem-kak-dobavit-novuyu-statyu-v-spravochniki-stati-zatrat-i-prochie-dohodyi-i-rashodyi-dlya-tselej-nalogovogo-ucheta-v-1sbuhgalterii-20240919

[11] 42clouds.com — Инструкция по настройке статей расходов в 1С:Комплексная автоматизация — https://42clouds.com/ru-ru/manuals/kak-nastroit-stati-raskhodov-v-1s-kompleksnaya-avtomatizatsiya-2-4/

[12] учетбеззабот.рф — Возврат товаров поставщику при применении УСН с 2025 года (ставка 20%) в 1С — https://xn--80abbnbma2d3ahb2c.xn--p1ai/articles/vozvrat-tovarov-postavshchiku-pri-primenenii-usn-s-2025-goda-stavka-20-v-1s-bukhgalterii-predpriyatiya-red-3-0/

[13] учетбеззабот.рф — Анализ расходов при УСН: новые возможности в 1С:Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 — https://xn--80abbnbma2d3ahb2c.xn--p1ai/home/uncategorised/analiz-raskhodov-pri-usn-novye-vozmozhnosti-v-1s-bukhgalterii-predpriiatiia-red-3-0

[14] audit-it.ru — Исправление налоговых ошибок при УСН — https://www.audit-it.ru/articles/account/tax/a43/1010419.html

[15] kontur-extern.ru — Новые расходы на УСН «Доходы минус расходы» с 2026: что можно учесть и как применить — https://www.kontur-extern.ru/info/83933-rasshirenie_rashodov_na_usn_dohody_minus_rashody

[16] buhexpert8.ru — УСН (доходы минус расходы), возврат поставщикам в 1С — https://buhexpert8.ru/voprosy/voprosy-1s-buhgalteriya/vozvrat-postavshhikam-pri-usn.html

[17] buhexpert8.ru — Корректировка реализации прошлых лет при УСН в 1С — https://buhexpert8.ru/1s-buhgalteriya/nalogi/usn/dohody-usn/korrektirovka-realizatsii-proshlyh-let-pri-usn.html

[18] buhonline.ru — Как оформить возврат товара при налоге на УСН и учесть в КУДиР — https://www.buhonline.ru/pub/80370-vozvrat_tovara_kudir

[19] kontur.ru — Как исправлять ошибки в КУДиР при УСН — https://kontur.ru/extern/spravka/37716-oshibki_v_kudir