Новые уведомления МВД об иностранных работниках с 1 сентября 2026 года: что изменить в 1С и кадровом процессе

Приказ № 290 обновил формы — но проблема бизнеса не в бланках, а в процессе, который на них завязан

С 1 сентября 2026 года работодатели и заказчики по договорам ГПХ подают уведомления о заключении и прекращении договоров с иностранными гражданами по новым формам — приложения № 7 и № 8 к приказу МВД России от 12.05.2026 № 290 [1][2]. К каждому уведомлению теперь нужно прикладывать отдельное согласие иностранца на обработку персональных данных, в форме о заключении договора появилось поле о сроке его действия, а в сведениях об иностранце — поле «Пол» [2]. Срок подачи уведомлений о заключении и прекращении договора не изменился: три рабочих дня с даты события, день самого события в счёт не идёт [2][3]. Для высококвалифицированных специалистов (ВКС) действует отдельная форма и отдельный, более длинный срок — ежеквартальное уведомление о выплате зарплаты (приложение № 5), которое подаётся не позднее последнего рабочего дня месяца, следующего за отчётным кварталом [8]; в этой форме добавили поле для ИНН и убрали поле о профессии [2]. Отдельно приказ утвердил новую форму ходатайства самого иностранца о привлечении его в качестве ВКС (приложение № 1) — этот документ подаёт не работодатель, и путать его с уведомлениями работодателя нельзя [1]. Смена бланков — формальный повод пересобрать процесс: сегодня в большинстве компаний он держится на том, что кадровик вручную помнит про форму, срок и подпись, а это единственная точка отказа, которая одинаково больно бьёт и при старых, и при новых бланках.

В чём проблема и кому это важно

Работодатель или заказчик работ (услуг), заключивший трудовой договор или договор ГПХ с иностранным гражданином, обязан в течение трёх рабочих дней уведомить об этом территориальный орган МВД, а затем в том же порядке — о прекращении договора. Обязанность закреплена пунктом 8 статьи 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ и распространяется на организации, ИП и физических лиц [3]. Ответственность за нарушение срока, формы или порядка подачи — по части 3 статьи 18.15 КоАП РФ, а в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях — по повышенной части 4 той же статьи [2].

Тема касается прежде всего:

• компаний, у которых оформлены иностранные сотрудники или подрядчики по ГПХ — от линейного персонала до ВКС;
• кадровых агентств и организаций, оказывающих услуги по трудоустройству иностранцев (для них приказ отдельно утвердил форму уведомления о трудоустройстве — приложение № 3, и порядок её подачи — приложение № 4) [1];
• бухгалтерских аутсорсеров, которые готовят и подают такие уведомления от имени клиентов;
• интеграторов 1С, которым предстоит обновить конфигурации и проверить, что автоматическое заполнение форм соответствует новым бланкам.

Штрафы за нарушение — не символические: для юрлиц и ИП от 400 тысяч до 800 тысяч рублей (в четырёх упомянутых регионах — до 1 млн рублей) либо приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток, причём по каждому иностранцу отдельно, если нарушение допущено в отношении нескольких человек [2]. Именно поэтому смена форм — не техническая мелочь, а повод проверить весь процесс уведомления целиком.

Что именно поменял приказ № 290

Приказ МВД России от 12 мая 2026 года № 290 зарегистрирован Минюстом 2 июня 2026 года за номером 86820, вступает в силу с 1 сентября 2026 года и будет действовать до 1 сентября 2032 года [1][2]. Одним документом он устанавливает девять приложений — от формы ходатайства иностранца о привлечении в качестве ВКС до порядка подачи уведомлений о заключении и прекращении договоров [1]:

• приложение № 1 — форма ходатайства иностранного гражданина о привлечении его в качестве ВКС;
• приложение № 2 — порядок заполнения этого ходатайства;
• приложение № 3 — форма уведомления о трудоустройстве иностранца организацией, оказывающей услуги по трудоустройству;
• приложение № 4 — порядок подачи такого уведомления;
• приложение № 5 — форма ежеквартального уведомления о выплате зарплаты (вознаграждения) ВКС;
• приложение № 6 — порядок подачи уведомления по выплатам ВКС;
• приложение № 7 — форма уведомления о заключении трудового договора или договора ГПХ с иностранным гражданином;
• приложение № 8 — форма уведомления о прекращении (расторжении) такого договора;
• приложение № 9 — порядок подачи уведомлений о заключении и прекращении договоров.

До 31 августа 2026 года включительно продолжают действовать прежние бланки, утверждённые приказом МВД от 30.07.2020 № 536 (в редакции от 06.08.2025) [2][4]. Если договор заключён 31 августа, а уведомление подаётся уже 1 сентября или позже — используется новая форма; то же правило действует и для уведомлений о прекращении договоров, заключённых ещё по старым правилам [2].

Отдельных форм для патентников, граждан ЕАЭС или ВКС приказ не вводит — приложения № 7 и № 8 универсальны для трудовых договоров и договоров ГПХ, а статус иностранца влияет только на состав заполняемых полей: какой документ подтверждает право работать в России — патент, разрешение на работу или основание для работы без них [2]. Для ВКС дополнительно сохраняется отдельная форма — приложение № 5, с собственным сроком подачи, отличным от трёхдневного срока для форм № 7 и № 8.

Что изменилось в самих бланках [2]:

• в форме о заключении договора появилось обязательное указание срока действия договора либо отметка, что он бессрочный;
• в сведениях об иностранном гражданине в обеих формах добавлено поле «Пол»;
• согласие иностранца на обработку персональных данных больше не встроено в текст уведомления — теперь это отдельный документ, который прикладывают к уведомлению; рекомендуемые образцы согласия приведены в самом приказе;
• в форме № 5 по выплатам ВКС добавлено поле для ИНН высококвалифицированного специалиста и убрано поле о его профессии.

Важно не путать назначение документов: ходатайство по приложению № 1 подаёт сам иностранный гражданин, чтобы получить статус ВКС, — это не уведомление работодателя, и заполняется оно по другим правилам и в других обстоятельствах, чем формы № 7, № 8 и № 5, которые подаёт работодатель или заказчик работ (услуг) [1]. Смешивать эти документы в одном шаблоне или в одной задаче кадрового процесса не стоит — у каждого вида уведомления свой инициатор, свой состав сведений и свои сроки подачи, и их нужно проверять по отдельности, а не по общему чек-листу.

Как работает процесс подачи уведомления

Порядок, установленный приложением № 9 к приказу № 290, в общих чертах повторяет прежний, но с уточнёнными деталями [2]:

1. Выбор формы. Приложение № 7 — при заключении договора, приложение № 8 — при его прекращении или расторжении. Форма едина для трудовых договоров и договоров ГПХ.
2. Заполнение обязательных полей. Уведомление заполняют разборчиво на русском языке — от руки или на компьютере, без зачёркиваний и исправлений, с использованием только официальных сокращений. Отдельное внимание — данным иностранца (ФИО, гражданство, дата рождения, реквизиты документа, удостоверяющего личность), основанию для работы (патент, разрешение или норма, дающая право работать без них), профессии или должности по договору, виду и сроку договора, адресу работодателя. Если поля не хватает — используют дополнительный лист по рекомендуемому образцу из приказа с указанием номера и названия поля и данных иностранца. Уведомление из нескольких листов прошивают и нумеруют.
3. Согласие на обработку персональных данных. С 1 сентября 2026 года это отдельный документ, который прикладывают к уведомлению о заключении и к уведомлению о прекращении договора; для квартального уведомления по ВКС предусмотрено своё согласие.
4. Подача. Приказ № 290 предусматривает три способа: лично на бумаге в территориальный орган МВД либо через уполномоченное ФГУП МВД России или уполномоченную Москвой организацию; заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении; онлайн через портал «Госуслуги» с электронной подписью. Подача через МФЦ приказом не предусмотрена [2].
5. Подтверждение приёма. При личной подаче в подразделение по вопросам миграции выдают справку о приёме; при электронной подаче сообщение о приёме направляют не позднее рабочего дня, следующего за днём получения уведомления [2].

Уведомление подают в территориальный орган МВД того субъекта РФ, где иностранец фактически осуществляет трудовую деятельность. Отдельное правило — для безвизовых иностранцев, работающих по патенту сразу в двух регионах с межрегиональным соглашением (Москва и Московская область, Санкт-Петербург и Ленинградская область): уведомление подаётся в МВД каждого региона, а если работа во втором регионе началась позже — срок в три рабочих дня отсчитывается с даты начала работы там [2].

Отдельно стоит зафиксировать три уточнения по срокам, которые часто вызывают споры с проверяющими:

• день заключения или прекращения договора в трёхдневный срок не включается — отсчёт начинается со следующего рабочего дня (п. 8 ст. 13 закона № 115-ФЗ) [2][3];
• сам по себе выезд иностранца из России не означает прекращения договора и не запускает срок уведомления — только официальное прекращение или расторжение договора [2];
• продление действующего договора дополнительным соглашением без его прекращения не требует нового уведомления: закон обязывает уведомлять о заключении и прекращении договора, но не об изменении его условий, что подтверждено постановлением Конституционного суда РФ от 04.02.2020 № 7-П [2].

Приказ № 290 не вводит отдельной корректирующей формы для исправления уже поданного уведомления с ошибкой: зачёркивания в бланке недопустимы, а при обнаружении неточности рекомендуется как можно скорее подать новое, корректно заполненное уведомление с пояснением — но это не гарантирует автоматического освобождения от ответственности [2].

Российская специфика: почему это не разовая доработка

Для российских компаний с иностранным персоналом уведомление МВД — не изолированная задача бухгалтерии, а часть более широкого контура: миграционного учёта, медицинского освидетельствования мигрантов (для которого с 1 сентября 2026 года тоже действуют обновлённые требования) и кадрового документооборота в целом. Форма, которую нужно менять раз в несколько лет из-за нового приказа МВД, — это симптом более общей задачи: у процесса должен быть владелец, регламент и техническая опора, которая не зависит от того, кто из сотрудников сейчас на месте.

Спорные ситуации чаще возникают не из-за незнания самой обязанности уведомить, а из-за деталей: как считать три рабочих дня, нужно ли уведомлять о гражданах ЕАЭС (по общему правилу — да, хотя патент им не требуется, при этом судебная практика Верховного суда по гражданам Беларуси неоднородна: в одних решениях штрафы за неуведомление признавались незаконными, в других — оставались в силе) [2], нужно ли реагировать на выезд сотрудника из страны или на продление договора. Эти нюансы стоит закрепить в регламенте, а не оставлять на усмотрение конкретного кадровика.

Что проверить и обновить в кадровом процессе

1. Формы и шаблоны. Первый шаг — физически заменить используемые бланки на актуальные приложения № 7 и № 8 к приказу № 290 для уведомлений о заключении и прекращении договора. Отдельно нужно проверить форму по выплатам ВКС — приложение № 5: она осталась самостоятельным документом с собственным составом полей (в частности, добавлено поле ИНН и убрано поле о профессии) и собственным сроком — ежеквартально, не позднее последнего рабочего дня месяца, следующего за отчётным кварталом, а не в трёхдневный срок, как формы № 7 и № 8 [2][8]. Важно проверить, что заменены оба уведомления — и о заключении, и о прекращении договора, — а также добавлен отдельный документ согласия на обработку персональных данных по рекомендуемому из приказа образцу. Старый шаблон, где согласие было встроено в текст уведомления, для подачи с 1 сентября 2026 года не подходит.

2. Источник данных для уведомления. Форма требует три группы сведений — о сроке и виде договора, об иностранном гражданине и о работодателе (заказчике работ, услуг). Все они, как правило, уже есть в кадровом учёте: срок и вид договора — в документе о приёме на работу или в договоре ГПХ; данные иностранца — в карточке сотрудника или физического лица; данные работодателя — в карточке организации. Задача — не вводить их повторно вручную, а получать автоматически из тех же справочников, которые уже используются для расчёта зарплаты и кадрового документооборота. Это снижает риск разночтений между данными в 1С и данными в уведомлении и закрывает как раз то новое обязательное поле о сроке договора, которое ввёл приказ № 290.

3. Сверка ФИО и реквизитов документов. Форма требует указания ФИО иностранного гражданина, гражданства, даты рождения и реквизитов документа, удостоверяющего личность [2]. Здесь стоит явно прописать правило: данные переносятся в уведомление строго по документу, без транслитерации «на слух», без произвольных сокращений имени или отчества и без расхождений между тем, как ФИО записано в трудовом договоре, в кадровой системе и в самом уведомлении. Несовпадение — частая причина возврата или отказа при приёме бумажного уведомления.

4. Приложения и согласия по актуальному порядку. Перед подачей стоит свериться со списком того, что должно быть приложено к конкретному виду уведомления, а не полагаться на состав пакета документов, использовавшегося до 1 сентября 2026 года. Для уведомлений о заключении и прекращении договора это отдельное согласие на обработку персональных данных иностранца; для ежеквартального уведомления по ВКС — своё согласие. Если заполнение производится по старому чек-листу без сверки с текущим порядком (приложение № 9), риск подать неполный пакет — самый высокий именно в первые месяцы после смены формы.

5. Событие, которое запускает задачу, и контроль срока. Практический источник ошибок — не отсутствие формы, а то, что задачу на подготовку уведомления никто не создаёт вовремя. Надёжнее, если подготовка уведомления запускается автоматически по кадровому событию — оформлению приёма на работу, увольнения, заключения или прекращения договора ГПХ, — а не по напоминанию в календаре ответственного сотрудника. Срок в три рабочих дня короткий, отпуск или больничный кадровика не продлевают его и не снимают ответственности с работодателя. Для ежеквартального уведомления по ВКС триггером служит не кадровое событие, а календарная дата окончания квартала — её стоит контролировать отдельным напоминанием, не смешивая с задачами по заключению и прекращению договоров.

6. Хранение подтверждения подачи. Стоит зафиксировать, где и в каком виде хранится: подписанная версия уведомления и приложенного согласия; способ отправки (лично, почтой заказным письмом с уведомлением о вручении, через «Госуслуги»); подтверждение принятия — справка о приёме, файл электронного подтверждения, почтовая квитанция с описью. При проверке или споре именно этот пакет подтверждает, что уведомление подано в срок и в надлежащем порядке.

Варианты реализации: от ручного чек-листа до автоматизации в 1С

Ручной процесс с чек-листом. Подходит компаниям с небольшим числом иностранных сотрудников. Кадровик заполняет форму вручную по данным из личного дела, ориентируясь на регламент и контрольный список. Риск — зависимость от одного человека и его памяти о сроках, особенно при отпусках, больничных и текучке в отделе кадров.

Штатные механизмы 1С:ЗУП. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 предусмотрено автоматическое заполнение уведомлений о заключении и прекращении трудового договора или договора ГПХ на основании кадровых документов — «Приём на работу», «Увольнение», «Договор (работы, услуги)» и «Договор авторского заказа» [5][6]. Сведения в уведомление подставляются из данных об организации и данных о сотруднике или физическом лице, уже внесённых в справочники, а сформированный файл можно отправить через сервис «1С-Отчётность» [6][7]. Такой механизм закрывает базовую задачу — избавляет от повторного ввода данных вручную, — но требует, чтобы конфигурация была обновлена под актуальные формы приказа № 290, а справочники организации и сотрудников содержали полные и корректные данные, включая новые поля вроде срока действия договора и пола иностранного гражданина.

Доработка и интеграция под специфику компании. Если конфигурация 1С нетиповая или сильно доработана, используется несколько информационных баз (например, отдельно кадровый учёт и отдельно ERP или CRM), или если событие «заключение договора» фиксируется не в 1С, а в стороннем HR-сервисе или системе документооборота, — типового обмена может быть недостаточно. В этом случае требуется отдельная настройка: обновление форм под текущий приказ, автоматический запуск задачи по кадровому событию (и отдельно — по календарной дате для квартального уведомления ВКС), сверка данных между системами, контроль сроков подачи и хранение подтверждающих документов в одном месте.

Не для каждой компании нужна разработка: если в организации несколько десятков иностранных сотрудников, стандартных механизмов 1С:ЗУП с корректно обновлённой конфигурацией обычно достаточно. Доработка оправдана, когда данные и кадровые события распределены между несколькими системами, а ручная сверка отнимает заметное время или создаёт риск пропустить срок.

Практические этапы перехода на новые формы

1. Зафиксировать дату 1 сентября 2026 года как точку перехода и убедиться, что все уведомления, актуальные на эту дату и позже, готовятся по формам приказа № 290, а не по старому приказу № 536.
2. Обновить конфигурацию 1С:ЗУП (или иной используемой кадровой системы) до версии, поддерживающей новые формы № 5, № 7 и № 8, включая новые поля — срок действия договора и пол иностранного гражданина.
3. Подготовить отдельный шаблон согласия на обработку персональных данных по рекомендуемому образцу из приказа № 290 и включить его в комплект документов, прикладываемых к уведомлению.
4. Проверить в справочниках организации и физических лиц полноту данных, которые теперь обязательны для новых форм.
5. Назначить ответственного и настроить (вручную через регламент или автоматически через кадровую систему) запуск задачи по факту заключения или прекращения договора с иностранцем, с контролем трёхдневного срока — и отдельно настроить контроль квартального срока для уведомления по выплатам ВКС.
6. Определить и задокументировать способ подачи по умолчанию (лично, почтой или через «Госуслуги») и порядок хранения подтверждения подачи.
7. Провести пробную подготовку и подачу уведомления по новой форме до появления первого реального случая, чтобы выявить нехватку данных или ошибки заполнения заранее.

Ограничения, ошибки и риски

• Смешение видов документов. Ходатайство иностранного гражданина о привлечении его в качестве ВКС (приложение № 1) — не уведомление работодателя и подаётся по другим правилам. Использовать один шаблон или один процесс для этого документа и для уведомлений по формам № 7, № 8 и № 5 нельзя.
• Единый срок для всех уведомлений. Ошибочно применять трёхдневный срок формы № 7/№ 8 к квартальному уведомлению по ВКС (форма № 5) или наоборот — у каждого вида уведомления собственный срок, и их нужно контролировать раздельно.
• Использование старого шаблона согласия. Если согласие на обработку персональных данных по-прежнему встроено в текст уведомления, а не оформлено отдельным документом, пакет с 1 сентября 2026 года считается неполным.
• Ошибки в ФИО и реквизитах документов. Расхождения между данными в кадровой системе, в договоре и в уведомлении — частая причина проблем при приёме документа.
• Пропуск трёхдневного срока. Особенно при отпуске или увольнении ответственного сотрудника, если задача не привязана к событию, а держится на памяти конкретного человека.
• Отсутствие подтверждения подачи. Без сохранённой справки о приёме, почтовой квитанции с описью или электронного подтверждения сложно доказать, что уведомление подано в срок и в надлежащем порядке.
• Неполные данные о статусе иностранца. Разный набор обязательных сведений для патента, разрешения на работу и работы без этих документов — если справочник не учитывает статус иностранца, форма может быть заполнена некорректно.
• Отсутствие плана исправления ошибок. Приказ не предусматривает специальной корректирующей формы; если процесс не предполагает быстрой повторной подачи с пояснением при обнаружении неточности, риск штрафа растёт со временем.

Подтверждённые данные о том, как именно территориальные органы МВД на практике будут реагировать на первые уведомления по новым формам в первые недели после 1 сентября 2026 года, в открытых источниках на момент подготовки статьи найти не удалось — это можно уточнять по мере появления правоприменительной практики.

Как выбрать решение под свою компанию

Если иностранных сотрудников немного и процесс уже более-менее устоялся, может быть достаточно заменить шаблоны, обновить конфигурацию 1С до актуального релиза и один раз пересмотреть регламент с учётом новых полей и отдельного согласия. Если же в компании десятки или сотни иностранных работников, несколько юридических лиц, распределённые площадки или данные о кадровых событиях фиксируются не только в 1С, стоит отдельно оценить, сколько человеко-часов процесс отнимает сейчас и какова цена одной пропущенной или неверно оформленной подачи. Когда эта цена выше стоимости настройки автоматического запуска задач и интеграции систем, доработка процесса окупается быстрее ручного контроля.

Вывод

Приказ МВД России № 290 не меняет саму обязанность уведомлять о трудовых отношениях с иностранными гражданами — он обновляет формы и уточняет детали: срок договора, поле «Пол», отдельное согласие на обработку персональных данных, обновлённый состав полей в квартальном уведомлении по ВКС. Но именно такие точечные изменения обнажают слабые места процесса, если он держится на разовом заполнении бланка вручную. Практический результат перехода — не просто новые файлы форм, а обновлённый пакет кадровых шаблонов и маршрут подачи: понятный источник данных, чёткое событие-триггер, контроль срока (своего для каждого вида уведомления) и хранение подтверждения — который не зависит от памяти одного сотрудника и продолжит работать при следующей смене приказа.

Источники

[1] rulaws.ru — Приказ МВД России от 12.05.2026 N 290 — https://rulaws.ru/acts/Prikaz-MVD-Rossii-ot-12.05.2026-N-290/

[2] rb.ru — Новые формы уведомлений об иностранных работниках с 1 сентября 2026 года: что учесть бизнесу, чтобы избежать штрафа — https://rb.ru/reviews/novye-formy-uvedomleniy-ob-inostrannyh-rabotnikah/

[3] consultant.ru — Статья 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в РФ» — https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_37868/c137c6f66afe76bc2b195f1d1743662a5fc3d372/

[4] rnk.ru — Уведомление о трудовом договоре или ГПХ с иностранцем в 2026 году — https://www.rnk.ru/article/218274-uvedomlenie-o-trudovom-dogovore-s-inostrantsem

[5] buh.ru — Как в 1С подготовить уведомление в МВД об иностранном работнике — https://buh.ru/video/1s-zup-8-red-3-podgotovka-uvedomleniy-ob-inostrannykh-rabotnikakh.html

[6] its.1c.ru — Где в «1С:ЗУП 8» (ред. 3) заполнить уведомление в орган МВД по иностранным сотрудникам — https://its.1c.ru/db/content/answers1c/src/зуп30/зуп30_230921_чуведомление%20по%20иностранцам.htm

[7] buh.ru — Учёт иностранных работников в 1С — https://buh.ru/articles/uchet-inostrannykh-rabotnikov-v-programme-1s-zarplata-i-upravlenie-personalom-8-red-3.html

[8] it-vector.group — МВД России обновило формы уведомлений о приёме и увольнении иностранцев — https://it-vector.group/news/mvd-rossii-obnovilo-formy-uvedomleniy-o-prieme-i-uvolnenii-inostrantsev/