Новые электронные форматы книг покупок и продаж с 1 июля 2026 года

Как проверить XML, ЭДО и собственные выгрузки до первой отчётности в новом формате

С 1 июля 2026 года вступает в силу приказ ФНС от 17.03.2026 № ЕД-1-26/186@, которым утверждены новые электронные форматы журнала учёта счетов-фактур, книги покупок, книги продаж и дополнительных листов к ним [1][7]. Форматы приводят XML-схемы в соответствие с изменениями по НДС 2026 года: ставкой 22%, новой графой 7а в книге покупок и графой 11а в книге продаж, строкой 5б в счёте-фактуре и заменой сведений о свидетельстве ИП на ОГРНИП [5][7]. До 1 июля можно использовать рекомендованные ФНС форматы из письма от 23.03.2026 № ЕА-36-26/2219@, но с указанной даты они станут обязательными [1][4]. Первая волна практических рисков — это первая налоговая отчётность и первое требование о документах, которые попадут на новый формат: если выгрузка книг покупок и продаж или связка с ЭДО-оператором не протестирована заранее, компания рискует получить отказ в приёме файла или расхождения при камеральной проверке НДС.

В чём проблема и кому полезна статья

Каждое обновление электронных форматов НДС-документов проходит по одному и тому же сценарию: изменения в законодательстве вступают в силу раньше, чем появляется официальный XML-формат для их отражения, поэтому какое-то время документы приходится вести по временным, рекомендованным правилам, а затем — резко переходить на обязательный формат [4][16]. Так было с переходом на ставку НДС 22% с 1 января 2026 года: бумажные формы счёта-фактуры, книги покупок и книги продаж обновило правительство, а официальный электронный формат ФНС подготовила только к весне [15][16].

Эта статья написана для бухгалтеров, ИТ-специалистов и владельцев бизнеса, которые формируют или принимают книги покупок и продаж в электронном виде: ведут учёт в 1С или другой ERP-системе, обмениваются документами через операторов ЭДО либо делают собственные выгрузки для сдачи по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Разберём, что именно изменилось, как устроен переход, и — главное — как заранее проверить свои XML-файлы, чтобы не столкнуться с проблемами на первой отчётности после 1 июля 2026 года.

Что такое книги покупок и продаж в электронном формате и зачем нужен единый XML

Книга покупок и книга продаж — регистры учёта НДС, которые ведёт каждый плательщик этого налога. Данные из них попадают в разделы 8 и 9 налоговой декларации по НДС, поэтому корректность этих регистров напрямую влияет на то, пройдёт ли декларация камеральную проверку без расхождений [22].

Вести книги можно на бумаге или в электронном виде. Если документ изначально существует в электронном виде (например, сформирован программой учёта), направить его в налоговый орган нужно строго в утверждённом ФНС XML-формате — просто прислать скан или PDF в этом случае нельзя [9][21]. Для документов, изначально составленных на бумаге и переведённых в электронный вид (скан-образ), ФНС отдельно допускает представление в PDF в соответствии с требованиями к файлам обмена, установленными приказом ФНС от 18.06.2025 № ЕД-7-26/535@ [9].

Единый формат нужен, чтобы:

• документы можно было передавать по ТКС и через оператора ЭДО без ручной перепечатки;
• налоговые органы могли автоматически загружать данные в свои информационные системы и сверять их между контрагентами;
• компания могла оперативно ответить на требование о представлении документов в рамках статей 93 и 93.1 НК РФ, приложив книги покупок и продаж именно в machine-readable виде, а не как отсканированные листы [19][20].

Форматы книг покупок и продаж обновляются не в первый раз: до 2026 года действовал формат, утверждённый приказом ФНС от 08.06.2021 № ЕД-7-26/547@ (с последующими правками) [8]. Новый приказ от 17.03.2026 № ЕД-1-26/186@ его заменяет с 1 июля 2026 года [1][7].

Как устроен переход на новый формат: три этапа

Переход к обязательному формату растянут по времени и состоит из трёх последовательных этапов.

1. С 1 января 2026 года вступили в силу поправки в главу 21 НК РФ (в том числе повышение основной ставки НДС до 22%), а также обновлённые бумажные формы счёта-фактуры, книги покупок и книги продаж — с новыми графами 7а и 11а и строкой 5б для привязки отгрузки к авансу [2][5][15].

2. С 1 апреля по 30 июня 2026 года действует переходный период: официального электронного формата под новые бумажные графы ещё не было, поэтому ФНС рекомендовала письмом от 23.03.2026 № ЕА-36-26/2219@ использовать разработанные, но пока не утверждённые приказом форматы [1][4]. Использование рекомендованного формата не было обязательным, но налоговый орган должен был принимать документы в этом виде, если налогоплательщик решил перейти на него раньше срока [4].

3. С 1 июля 2026 года приказ ФНС от 17.03.2026 № ЕД-1-26/186@ вступает в силу, и рекомендованный ранее формат становится обязательным [1][3][7]. Региональные управления ФНС уже предупреждают организации и ИП о необходимости перейти на новые форматы именно с этой даты [3].

Для бизнеса это означает, что «точка невозврата» — 1 июля 2026 года. Все книги покупок и продаж, журналы учёта счетов-фактур и дополнительные листы к ним, которые формируются в электронном виде после этой даты, должны соответствовать новому XML-формату.

Что именно изменилось в XML-схемах

Разработчики учётных систем и операторы ЭДО обновляют схемы под четыре ключевых изменения.

Ставка НДС 22%. В разделах, где перечисляются применяемые ставки налога (20%, 10%, 0%, 20/120, 10/110), в схему добавлена расчётная ставка 22/122 — раньше формат просто не позволял корректно отразить операции по новой основной ставке [7]. Формально сама ставка действует с января 2026 года, но до обновления формата в XML-схемах не было её описания [7].

Строка 5б и связка с авансом (графы 7а и 11а). В счёте-фактуре на отгрузку появилась строка 5б — в неё вносится номер и дата авансового счёта-фактуры, если отгрузка идёт в счёт ранее полученной предоплаты [7][16]. Соответственно, в книге продаж появилась графа 11а, а в книге покупок — графа 7а: покупатель показывает в графе 7а вычет НДС, ранее исчисленного с аванса, а продавец в графе 11а — какой именно аванс закрывает конкретная отгрузка [5][6]. Если в счёт одной отгрузки зачтено сразу несколько авансов, номера и даты соответствующих авансовых счетов-фактур перечисляются через точку с запятой; корректировочные или исправленные авансовые счета-фактуры в эту графу не вносятся [6]. Эта связка нужна ФНС, чтобы автоматически сопоставлять суммы НДС, принятые к вычету с авансов, и суммы налога, начисленные при последующей отгрузке [7].

Реквизиты ИП. Из XML-схемы книги продаж и журнала учёта счетов-фактур исключён реквизит «сведения о свидетельстве о государственной регистрации ИП» — вместо него теперь указываются ОГРНИП и дата его присвоения [7][14].

Точность стоимостных показателей для прослеживаемых товаров. В обновлённых форматах, поддержанных в учётных системах уже в начале 2026 года, стоимость товаров, подлежащих прослеживаемости, указывается без округления, в рублях и копейках [17].

Разработчики, которые готовят собственную выгрузку книг покупок и продаж (а не используют готовую конфигурацию 1С или сервис оператора ЭДО), должны внести эти изменения в код формирования XML вручную и свериться с официальным текстом приказа и опубликованными XSD-схемами, а не только с пересказами в отраслевых СМИ.

Российская специфика: почему это не разовое обновление, а часть налоговой реформы 2026 года

Обновление форматов книг покупок и продаж — прямое следствие «налоговой реформы 2026»: Федеральный закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ поднял основную ставку НДС с 20 до 22% и одновременно расширил круг плательщиков НДС за счёт бизнеса на УСН с доходом от 10 млн рублей в год [15][23]. Компании и ИП, которые впервые в 2026 году стали плательщиками НДС из-за роста выручки, впервые же столкнутся и с обязанностью вести книги покупок и продаж в актуальном формате — без «истории» работы со старыми версиями XML.

Важно учитывать ещё одну особенность реформы: с 1 октября 2027 года право утверждать форму счёта-фактуры и порядок ведения книг покупок и продаж переходит от Правительства РФ к самой ФНС [15]. Это значит, что обновление формата, о котором идёт речь в этой статье, — не последнее: бизнесу и разработчикам стоит рассчитывать на то, что подобные изменения будут повторяться, и закладывать в свои системы возможность относительно быстрого обновления XML-схем, а не жёстко «зашивать» старый формат в код.

Для бизнеса, который сдаёт документы через ТКС или отвечает на требования налоговых органов, дополнительно значимо требование о размещении и обработке таких данных на территории РФ, а также о применении квалифицированной электронной подписи при формировании и передаче документов — эти требования не входят в сам приказ о форматах, но касаются всей цепочки электронного документооборота с ФНС.

Три варианта того, как компания может прийти к новому формату

1. Обновление типовой учётной системы

Если книги покупок и продаж формируются в 1С или другой распространённой учётной системе, разработчик, как правило, выпускает обновление формата вместе с очередным релизом. Так, в «1С:Бухгалтерии 8» изменения по строке 5б, ОГРНИП и точному расчёту для прослеживаемых товаров были реализованы уже в релизе от 16.01.2026 [17], а сама тема обновления формата под приказ № ЕД-1-26/186@ отдельно отслеживается в мониторинге законодательства фирмы «1С» [18][23]. Для большинства компаний этого варианта достаточно: нужно вовремя обновить конфигурацию, проверить релиз-нотes на предмет соответствия новому приказу и протестировать формирование документов на реальных данных.

2. Возможности оператора ЭДО

Операторы электронного документооборота (например, «Диадок», СБИС, «Такском» и другие) обычно встраивают проверку формата прямо в процесс отправки: перед передачей контрагенту файл автоматически проверяется на соответствие действующей XSD-схеме [10]. Некоторые операторы также предлагают отдельные онлайн-сервисы для ручной проверки уже готового XML-файла — как для обязательных форматов ФНС, так и для рекомендованных [10][11]. Это удобно, если книги покупок и продаж формируются не в самом сервисе ЭДО, а в учётной системе, а оператор используется только как канал передачи данных: тогда стоит явно уточнить, актуализировал ли оператор проверку под приказ № ЕД-1-26/186@, и не полагаться только на факт успешной отправки как на подтверждение корректности формата.

3. Собственная выгрузка или интеграция

Если компания использует нетиповую или самописную учётную систему, самостоятельно формирует XML для книг покупок и продаж либо интегрирует несколько систем (например, отдельный биллинг и бухгалтерию), обновление формата придётся вносить вручную — по тексту приказа и опубликованным XSD-схемам. В этом случае обычно нужно:

• получить и разобрать актуальные XSD-схемы новых форматов;
• обновить код формирования файла обмена (генерацию XML, присвоение версии формата, идентификаторов файла);
• предусмотреть корректное заполнение новых обязательных и необязательных элементов — строки 5б, граф 7а/11а, ОГРНИП, ставки 22/122;
• организовать тестовый контур, где можно проверять сформированные файлы до того, как они попадут в продуктивную выгрузку или уйдут в ЭДО.

Здесь же может понадобиться доработка сопоставления данных между системами, если сведения об авансовых счетах-фактурах и об отгрузках изначально хранятся в разных модулях или базах.

Практические этапы: как проверить готовность до 1 июля 2026 года

Ниже — последовательность шагов, которая подходит и для проверки готового решения (1С, оператор ЭДО), и для самостоятельно разработанной выгрузки.

Шаг 1. Зафиксировать, какая версия формата используется сейчас. Нужно посмотреть версию формата в имени и теле файла обмена и сверить её с той, что упомянута в приказе № ЕД-1-26/186@ и в сопроводительных материалах разработчика учётной системы или оператора ЭДО [7][18].

Шаг 2. Обновить систему или код выгрузки. Для типовых конфигураций — установить актуальный релиз; для собственной разработки — внести изменения по новым XSD-схемам и проверить, что версия формата в исходящих файлах изменилась.

Шаг 3. Сформировать тестовые файлы книги покупок и книги продаж с «проблемными» операциями. Стоит специально включить в тестовый набор: отгрузку в счёт ранее полученного аванса (чтобы проверить строку 5б и графы 7а/11а), операцию по ставке 22%, операцию с несколькими зачтёнными авансами по одной отгрузке и документ от контрагента — индивидуального предпринимателя (чтобы проверить корректность указания ОГРНИП вместо реквизитов свидетельства) [6][7][14].

Шаг 4. Провалидировать файлы по XSD-схеме. Для этого можно использовать: встроенную проверку сервиса ЭДО перед отправкой [10]; отдельные бесплатные онлайн-валидаторы, которые проверяют форматно-логическое соответствие XML-файлов утверждённым ФНС схемам [11][13]; либо самостоятельную проверку с помощью библиотек валидации XML по XSD, если у компании есть собственная ИТ-инфраструктура и разработчики. Часть сервисов дополнительно подсвечивает конкретные ошибки в структуре файла и показывает человекочитаемое представление документа, что удобно для ручной сверки с оригиналом [13].

Шаг 5. Проверить сквозной сценарий передачи. Файл нужно не только сформировать и провалидировать локально, но и пропустить через реальный канал: подписать квалифицированной электронной подписью, отправить через оператора ЭДО или по ТКС и убедиться, что он проходит приём на стороне получателя без ошибок формата.

Шаг 6. Сверить данные с разделами 8 и 9 декларации по НДС. Поскольку сведения из книг покупок и продаж переносятся в декларацию, стоит заранее сверить итоговые суммы и признаки операций (в том числе новые графы 7а/11а) между книгами и разделами декларации, чтобы не получить технические расхождения при камеральной проверке [22].

Шаг 7. Проверить готовность ответить на требование о документах. Если у компании есть отработанный процесс представления книг покупок и продаж по требованию налогового органа в рамках статей 93 и 93.1 НК РФ, стоит убедиться, что он тоже настроен на новый формат: файлы, направляемые по ТКС в ответ на требование, должны формироваться в утверждённом ФНС XML, а не в виде сканов, если документ изначально электронный [9][19][20][21].

Все эти шаги имеет смысл пройти до конца июня 2026 года, чтобы отчётность за третий квартал — первый период, который целиком укладывается в действие нового формата, — сдавалась уже на проверенном процессе, а не в режиме экстренного исправления ошибок.

Ограничения, типичные ошибки и риски

• Забытая строка 5б. Если при отгрузке в счёт аванса не заполнить ссылку на авансовый счёт-фактуру, у покупателя может не пройти вычет НДС, а у продавца — возникнуть расхождение при камеральной проверке декларации [7].
• Смешение старого и нового формата. Часть документов формируется в старом формате (например, из-за необновлённого модуля или ручной выгрузки), а часть — уже в новом. Это может привести к тому, что оператор ЭДО или получатель не примет часть файлов после 1 июля 2026 года.
• Тестирование «на глаз», без валидации по схеме. Визуально корректный XML может не соответствовать XSD-схеме по обязательности отдельных элементов или их порядку — такие ошибки видны только при формальной проверке по схеме, а не при простом открытии файла [11][13].
• ОГРНИП вместо старых реквизитов свидетельства. Если справочники контрагентов не обновлены, система может по инерции пытаться заполнить исключённый из схемы реквизит или оставлять новый элемент пустым.
• Расхождение тестового и продуктивного контуров. Файл, успешно провалидированный в тестовой среде, может отличаться от того, что реально уходит в продуктив, если два контура настроены по-разному или используют разные версии релиза.
• Неготовность к истребованию документов. Если процесс ответа на требование по ст. 93, 93.1 НК РФ не обновлён, компания рискует нарушить формальные требования к формату представляемых документов уже в рамках текущей проверки, а не только будущей отчётности [19][20].

Как выбрать решение: обновление, готовый сервис или разработка

Если книги покупок и продаж формируются в распространённой учётной системе и компания не меняла эту логику собственными доработками, чаще всего достаточно вовремя обновить конфигурацию и один раз тщательно протестировать документы по новому формату — самостоятельная разработка здесь не нужна.

Если книги покупок и продаж или их часть формируются собственным кодом, встроены в самописную ERP, либо данные для одного документа собираются из нескольких систем (например, отдельно ведутся авансовые счета-фактуры и отгрузочные документы), потребуется точечная доработка: обновление генерации XML под новую схему, тестовый контур для валидации и, при необходимости, доработка сопоставления данных между системами. Команда «Пятого фактора» может изучить конкретную схему обмена данными в компании, оценить, где проходит граница между настройкой типового решения и разработкой, и помочь с доработкой генерации XML-файлов, их валидацией по актуальным схемам или интеграцией учётной системы с оператором ЭДО.

Отдельный случай — компании, которые интегрируют несколько учётных систем между собой или с внешними сервисами (например, маркетплейсами, отраслевыми ERP или собственным биллингом) и хотят, чтобы данные для книг покупок и продаж собирались автоматически, без ручной сверки. Здесь обычно нужна отдельная интеграционная разработка, а не разовое обновление формата.

Вывод

Обновление электронных форматов книг покупок и продаж с 1 июля 2026 года — логичное продолжение налоговой реформы 2026 года: новые графы и строка 5б в бумажных формах документов, которые действуют с начала года, наконец получают официальное отражение в XML-схемах [1][2][7][15]. Формально дата фиксированная, но фактическая готовность зависит от того, успела ли компания обновить учётную систему, проверить связку с оператором ЭДО и протестировать «проблемные» операции — авансы, ставку 22%, реквизиты ИП — ещё до конца июня. Проверка XML по официальным XSD-схемам, а не только визуальный просмотр файла, — самый надёжный способ убедиться, что первая отчётность и первый ответ на требование налогового органа в новом формате пройдут без технических отказов.

Чтобы обсудить задачу или получить консультацию по проверке выгрузки, обновлению интеграции с ЭДО или доработке учётной системы под новый формат, свяжитесь с командой «Пятого фактора» любым удобным способом.

Источники

[1] ppt.ru — ФНС обновила электронные форматы книг покупок и продаж — https://ppt.ru/news/elektronnye-dokumenty/fns-obnovila-elektronnye-formaty-knig-pokupok-i-prodazh

[2] glavbukh.ru — Новые книги покупок и продаж с 1 апреля 2026 года: новые строки 11а и 7а, бланк, образец — https://www.glavbukh.ru/art/391205-novye-knigi-pokupok-i-prodaj-blank-instruktsiya

[3] buh.ru — Какие форматы документов по НДС нужно применять с 1 июля 2026 года — https://buh.ru/news/kakie-formaty-dokumentov-po-nds-nuzhno-primenyat-s-1-iyulya-2026-goda.html

[4] glavbukh.ru — ФНС направила рекомендованные форматы книги покупок, книги продаж, журнала учета счетов-фактур — https://www.glavbukh.ru/news/55367-fns-napravila-rekomendovannye-formaty-knigi-pokupok-knigi-prodaj-jurnala-ucheta-schetov

[5] rnk.ru — Книга покупок и продаж 2026 года: изменения, форма, образец, как вести — https://www.rnk.ru/article/218678-kniga-pokupok-i-prodaj

[6] klerk.ru — С 1 июля 2026 года применяются новые форматы книг покупок и продаж — https://www.klerk.ru/user/599302/702174/

[7] astral.ru — Журнал учета счетов-фактур и книги покупок и продаж: новые электронные формы — https://astral.ru/aj/elem/zhurnal-ucheta-schetov-faktur-i-knig-pokupok-i-prodazh-novye-elektronnye-formy/

[8] consultant.ru — Приказ ФНС России от 08.06.2021 N ЕД-7-26/547@ (ред. от 03.02.2025) — https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_390222/

[9] it-vector.group — В какой форме и форматах представить в налоговую книги покупок и продаж, журнал учета счетов-фактур — https://it-vector.group/news/v-kakoy-forme-i-formatakh-predstavit-v-nalogovuyu-knigi-pokupok-i-prodazh-zhurnal-ucheta-schetov-fak/

[10] diadoc.ru — Проверка XML-файла — https://www.diadoc.ru/docs/forms/validation-xml

[11] xml.bi-cons.ru — Online-проверка XML-файлов для налоговой и ЭДО — https://xml.bi-cons.ru/

[12] bi-cons.ru — УПД и счета-фактуры 2026 — примеры XML-файлов и XSD-файл схемы данных — https://bi-cons.ru/xml/materials/vat-invoice-xml-xsd.html

[13] blank-kit.ru — Проверка XML онлайн бесплатно — валидатор ФНС и ЭДО — https://blank-kit.ru/services/xml-validator

[14] kontur-extern.ru — Повышение НДС до 22% с 2026 года: новые ставки и правила для бизнеса — https://www.kontur-extern.ru/info/81399-nalogovaya_reforma026_izmeneniya_po_nds

[15] pravovest-audit.ru — Самые важные изменения НДС с 1 января 2026 — https://pravovest-audit.ru/nashi-statii-nalogi-i-buhuchet/samye-vazhnye-izmeneniya-nds-s-1-yanvarya-2026/

[16] buh.ru — Как изменились счета-фактуры, книги покупок и продаж с 2026 года — https://buh.ru/articles/kak-izmenilis-scheta-faktury-knigi-pokupok-i-prodazh-s-2026-goda.html

[17] it-murman.ru — Книга покупок и продаж в 1С с 2026 года: работаем по новым правилам в актуальном релизе — https://it-murman.ru/company/news/kniga-pokupok-i-prodazh-v-1s-s-2026-goda-rabotayem-po-novym-pravilam-v-aktualnom-relize/

[18] v8.1c.ru — Изменение формата книги покупок и книги продаж, журнал учета счетов-фактур — https://v8.1c.ru/lawmonitor/5470ed65-3f23-11f1-8d04-005056bea45e.htm

[19] vitvet.com — Истребование документов по ст. 93 и 93.1 НК РФ — https://vitvet.com/articles/nalogi/nalogovye_proverki/istrebovanie_dokumentov/

[20] pravovest-audit.ru — Представление документов по требованию налогового органа: способы направления — https://pravovest-audit.ru/nashi-statii-nalogi-i-buhuchet/predstavlenie-dokumentov-po-trebovaniyu-nalogovogo-organa-shpargalka-dlya/

[21] klerk.ru — Практика представления документов по ТКС: самые распространенные вопросы — https://www.klerk.ru/buh/articles/341473/

[22] zakonguru.com — Книги покупок и продаж: важные преимущества электронного формата — https://zakonguru.com/nalogi-2/nds/kniga/v-elektronnom-formate.html

[23] torg.1c.ru — Какой формат книг покупок и продаж применять с 01.04.2026 — https://torg.1c.ru/news/kakoy-format-knig-pokupok-i-prodazh-primenyat-s-01-04-2026/