Инвентаризация 2026 на удалённых складах: когда фото и видео заменяют выезд, а когда нет

Регламент дистанционного подтверждения активов вместо поездки на каждый склад

ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» обязателен с 1 апреля 2025 года [1]. Он разрешает подтверждать наличие отдельных активов фото- и видеофиксацией вместо личного пересчёта — но только когда обычные способы (подсчёт, взвешивание, осмотр) невозможны или излишне затратны, и только если это позволяет достичь самой цели инвентаризации [2]. Само по себе фото ничего не доказывает: доказательство собирает связка «объект — инвентарный номер — место — дата — ответственный», зафиксированная в реальном времени и оформленная как часть первичного документа [3][4]. Стандарт не распространяется на бюджетные организации и не применяется к инвентаризации драгоценных металлов и камней [5].

Почему это снова актуально, хотя стандарт не новый

К осени 2026 года ФСБУ 28/2023 действует уже полтора года, и удивить кого-то самим фактом его существования сложно. Но при подготовке к годовой инвентаризации компании с удалёнными складами, филиалами, оборудованием у выездных сотрудников каждый раз заново сталкиваются с одной и той же практической проблемой: как подтвердить наличие актива, который физически находится за сотни километров от бухгалтерии, без выезда комиссии на место.

Стандарт формально разрешает это делать. Проблема в другом: он не объясняет, как оформить процесс так, чтобы результат выдержал проверку аудитора, налогового органа или суда, если дело дойдёт до спора о недостаче. Разъяснения по деталям дал не сам Минфин, а Бухгалтерский методологический центр (БМЦ) — в двух отдельных рекомендациях, о которых часто забывают, обсуждая тему поверхностно [4][6].

Материал полезен компаниям, у которых инвентаризируемые активы физически недоступны для регулярного личного осмотра: распределённая розница, оборудование на объектах заказчиков, техника у дистанционных сотрудников, склады в труднодоступных или удалённых регионах.

Что именно разрешает ФСБУ 28/2023

Стандарт определяет фактическое наличие актива через три составляющих: действительное существование объекта, оценку его состояния и обоснованность нахождения у организации (п. 3 ФСБУ 28/2023) [2]. Это не формальность — именно эти три пункта потом придётся закрыть доказательствами, если способ подтверждения будет не «пересчитал вживую», а дистанционный.

Для выявления фактического наличия стандарт предусматривает:

• традиционные способы — подсчёт, взвешивание, обмер, осмотр, проверка документов, выполнение расчётов;
• альтернативные способы — в частности, видео- и фотофиксацию (подп. «а» п. 4 ФСБУ 28/2023) [7].

Альтернативные способы применяются только тогда, когда традиционные невозможны или излишне затратны, и только если они позволяют достичь цели инвентаризации, описанной в п. 3 [2][7]. Прямого перечня допустимых альтернативных способов стандарт не даёт — упоминание видео- и фотофиксации в скобках носит иллюстративный, а не исчерпывающий характер [6].

Что добавляют рекомендации БМЦ

Дальнейшие практические сценарии описаны в рекомендациях Бухгалтерского методологического центра. БМЦ — негосударственная профессиональная организация, а его материалы не являются нормативными актами Минфина. Их можно использовать как методический ориентир, сопоставляя с ФСБУ, учётной политикой и обстоятельствами конкретной инвентаризации.

Рекомендация БМЦ Р-127/2021-КпР «Дистанционная инвентаризация» [4] предлагает сценарий видеосвязи в реальном времени с участниками у объекта; техническая задержка сигнала сама по себе не разрушает такой формат. Это методическая модель для распределённых объектов, а не дословное требование ФСБУ ко всем удалённым складам. Организации нужно самостоятельно обосновать выбранный способ и закрепить его в документах инвентаризации.

Р-158/2024-КпР «Альтернативный способ инвентаризации» [6][8] уточняет важный нюанс, который часто упускают: сама по себе фото- или видеосъёмка — это не альтернатива подсчёту или осмотру, а один из инструментов их выполнения. Настоящий альтернативный способ — это косвенное подтверждение наличия объекта через фиксацию результатов его функционирования: если оборудование выдаёт результат (работает станок, идёт подача электроэнергии или воды, добывается ресурс), значит, оборудование, обеспечивающее этот результат, физически существует [6]. Съёмка при этом остаётся средством фиксации — как прямого осмотра, так и косвенного подтверждения через результат работы.

Для бизнеса с удалёнными складами практический вывод такой: если можно физически показать объект на видео — используйте прямую фотовидеофиксацию. Если объект скрыт (коммуникации в перекрытиях, оборудование под землёй или под водой), подтверждайте его наличие через фиксацию результата функционирования, а не через попытку «всё равно как-то сфотографировать».

Российская специфика: кого касается и кого нет

ФСБУ 28/2023 обязателен для всех организаций и ИП, ведущих бухучёт, с 1 апреля 2025 года на основании п. 2 приказа Минфина от 13.01.2023 № 4н — никакого выбора здесь уже нет, только право начать применять стандарт раньше [1].

Из сферы действия стандарта прямо исключены:

• организации бюджетной сферы — для них действует отдельный стандарт «Концептуальные основы бухучёта и отчётности для организаций госсектора» [5];
• инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней — для них предусмотрено специальное регулирование [5].

Комиссия для проведения инвентаризации обязательна не всегда: п. 22 ФСБУ 28/2023 разрешает не создавать её, если работники организации — это только руководитель и главный бухгалтер (бухгалтер) либо только руководитель, а также если инвентаризацию по договору проводит аудиторская организация или её выполняет ревизионная комиссия, уполномоченная на это уставом [9].

Шаг 1. Документируем основание выбора альтернативного способа

Первая ошибка, которую совершают компании с удалёнными складами, — включают фото- и видеофиксацию в процесс «по умолчанию», без формального обоснования. Между тем стандарт требует, чтобы решение о применении альтернативного способа было связано с конкретной причиной: традиционный способ невозможен или излишне затратен именно для этой группы активов [7][8].

На практике это означает, что решение нужно закрепить не «вообще», а по каждой группе активов отдельно, с указанием фактора, из-за которого выбран дистанционный способ:

• удалённость объекта от места нахождения комиссии;
• ограничение физического доступа (объект на территории арендатора, у дистанционного сотрудника, в труднодоступном или потенциально опасном месте — шахта, крыша, зона под напряжением) [1];
• экономическая нецелесообразность выезда по сравнению со стоимостью самого актива.

Организация самостоятельно решает, каким способом проверять конкретный объект — это прямо указано в разъяснении БМЦ [8]. Но «самостоятельно» не значит «произвольно»: решение должно быть закреплено документально — в учётной политике и в отдельном положении об инвентаризации, где перечисляются:

• перечень объектов (групп объектов), для которых применяется альтернативный способ;
• технические требования к оборудованию и каналам связи, обеспечивающим передачу сигнала в реальном времени;
• порядок фиксации результатов и передачи их комиссии [1].

Без такой фиксации в учётной политике сама по себе съёмка не превращается в санкционированный альтернативный способ — она остаётся просто фотографией без определённого правового статуса в рамках инвентаризационной процедуры.

Шаг 2. Связываем изображение с объектом, местом, датой и ответственным

Здесь тема статьи пересекается с практикой, которая часто описывается отдельно от бухгалтерского регулирования, — стандартом качества самой фотофиксации. Фото или видео доказывает наличие конкретного объекта только тогда, когда по нему можно однозначно идентифицировать актив, а не просто «что-то похожее».

Минимальный набор, который должен быть виден или зафиксирован при съёмке каждого объекта:

• общий вид — кадр, по которому объект узнаётся визуально (фронтальный вид техники, общий вид оборудования с характерными элементами);
• маркировка и идентификатор — отдельный крупный кадр инвентарной наклейки, шильдика, серийного номера или QR/штрихкода, связывающего физический предмет с учётной карточкой;
• состояние объекта на момент съёмки — видимые дефекты, повреждения, комплектность;
• метаданные фиксации — дата и время съёмки, место (адрес, участок, стеллаж), фамилия ответственного лица, присутствовавшего при съёмке, и, если применяется видеосвязь, — состав комиссии, участвовавшей дистанционно [3].

Разрозненные фото без привязки к этим четырём элементам работают хуже текстового акта: у текста хотя бы есть подпись и дата, а обезличенное фото по факту не доказывает вообще ничего — ни то, что это тот самый объект, ни то, когда снимок сделан.

Одинаковый ракурс для однотипных активов упрощает последующую сверку: если вся техника снимается по схеме «общий вид + маркировка», сравнение проходит быстро, а хаотичные разрозненные снимки заставляют инвентаризатора гадать, а не сверять [3].

Шаг 3. Исключаем использование старых фото без проверки

Стандарт требует установить действительное существование объекта на момент инвентаризации, а не когда-либо в принципе (п. 3 ФСБУ 28/2023) [2]. Это прямо исключает практику «взять фото из карточки актива за прошлый год» как замену текущей проверке.

Требование БМЦ о фиксации в режиме реального времени [4] закрывает эту лазейку методологически: снимок или видео должны сниматься непосредственно в момент инвентаризации, с присутствием (пусть и дистанционным) уполномоченного члена комиссии. Задержка сигнала при передаче не считается нарушением, а вот использование архивного изображения вместо актуальной съёмки — считается, поскольку не подтверждает наличие объекта именно на дату инвентаризации.

Практический регламент подтверждения должен предусматривать:

• обязательное обновление фото- и видеоматериалов на каждую инвентаризацию — без переноса материалов из прошлого цикла;
• сохранение истории снимков по каждому объекту («было → стало»), а не перезапись предыдущего изображения новым — это позволяет разобрать спорную ситуацию (когда именно появилось повреждение, было ли перемещение) без домыслов;
• отдельное присутствие члена комиссии или доверенного лица на площадке во время съёмки — если фиксация происходит без чьего-либо участия на объекте, доказательная сила материала снижается, так как некому подтвердить, что объект не был подготовлен заранее специально для съёмки.

Шаг 4. Сопоставляем подтверждённые объекты с бухгалтерским регистром

До начала проверки фактического наличия активов комиссия должна получить последние на момент инвентаризации первичные документы, по которым отражается движение активов в регистрах бухучёта — приходные и расходные документы, отчёты о движении (п. 26 ФСБУ 28/2023) [2]. Это касается и дистанционной инвентаризации: без актуального среза по регистру не с чем сравнивать собранные фото- и видеоподтверждения.

Дальше выявленные расхождения квалифицируются по трём сценариям:

• недостача — актив, числящийся в регистре, не подтверждён на месте; отражается на счёте 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» по балансовой стоимости, на дату завершения инвентаризации либо на дату составления годовой отчётности [10];
• излишек — актив на объекте есть, но в регистре не числится; ФСБУ 28/2023 предусматривает три способа оценки излишков: по справедливой стоимости, по балансовой стоимости или по балансовой стоимости аналогичных активов (подп. «а» п. 11) [11];
• повреждение/изменение состояния — актив присутствует, но зафиксированное на фото или видео состояние отличается от учётных данных; квалифицируется отдельно и может требовать решения о переоценке или частичном списании.

Отдельно стандарт регулирует пересортицу — ситуацию, когда по одному и тому же наименованию актива одновременно выявлены недостача и излишек. Зачёт возможен только в исключительных случаях, в отношении активов одного и того же наименования и в тождественных количествах, у одного материально ответственного лица [2][12]. Под «наименованием» здесь понимается не просто условное название номенклатурной позиции для складского учёта, а полный набор реквизитов, позволяющих идентифицировать позицию именно как эту, а не похожую [13]. Если после зачёта стоимость недостающих активов оказывается выше стоимости излишка, разница отражается в порядке, установленном подп. «б» п. 12 стандарта [2].

Для компании с удалённым складом это означает, что дистанционная фотофиксация должна собирать данные с точностью, достаточной для разделения похожих позиций между собой — иначе зачесть пересортицу по правилам стандарта не получится: система не увидит разницу между двумя похожими артикулами, если снимки сделаны «для галочки», без чёткой маркировки.

Шаг 5. Оформляем результаты, согласование и исправления в электронной форме

ФСБУ 28/2023 не содержит конкретных унифицированных форм документов — организация вправе разработать собственные, но с сохранением обязательных реквизитов [14][9]. Формы должны включать все обязательные реквизиты первичного учётного документа по ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ, а также специфические для инвентаризации данные — подписи всех членов комиссии, поля для фактического наличия объектов с учётом их специфики и результаты инвентаризации (излишки, недостачи, пересортица) [14].

Требования к самим документам, включая электронные, определяет ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте» [15]:

• документ может быть составлен в бумажном или электронном виде — выбор формы не ограничен ФСБУ 28/2023 [15];
• датой составления первичного документа считается дата его подписания лицом, ответственным за оформление факта хозяйственной жизни [16];
• если отдельные обязательные реквизиты отражаются на основании другого документа (например, оборотно-сальдовой ведомости), это нужно зафиксировать в самом первичном документе [17];
• вид электронной подписи, используемой при взаимодействии с контрагентами, определяется по соглашению сторон; для внутренних документов организация устанавливает порядок самостоятельно [18].

Отдельное правило касается исправлений в электронном документе: они вносятся не «поверх» исходного, а путём составления нового электронного документа, который прямо указывает, что он составлен взамен первоначального, содержит дату исправления и электронные подписи ответственных лиц с указанием должностей, фамилий и инициалов [19][20]. Использовать исправленный документ отдельно от первоначального нельзя — они существуют как связанная пара [19].

Для инвентаризации это значит: если после дистанционной проверки выяснилось, что данные нужно скорректировать (например, дозагружено фото после первичной съёмки или изменена квалификация расхождения), нельзя просто отредактировать акт — нужно оформить новый документ со ссылкой на исходный, сохранив оба в системе документооборота.

Что касается сводного акта по результатам инвентаризации: он сам по себе не является основанием для бухгалтерских проводок, а служит основанием для составления отдельных первичных документов — актов на списание, решений о прекращении признания актива и т. п. [21].

Шаг 6. Проводим пилотную инвентаризацию удалённого объекта

Прежде чем закреплять дистанционный способ приказом на всю компанию, разумно провести пилот на одном объекте и проверить, действительно ли собранных доказательств достаточно для цели инвентаризации — то есть подтверждают ли они действительное существование, состояние и обоснованность нахождения актива у организации (п. 3 ФСБУ 28/2023) [2].

Проверочные вопросы для пилота:

• Можно ли по собранным фото/видео однозначно идентифицировать каждый объект без дополнительных пояснений от сотрудника на месте?
• Зафиксированы ли дата, время и участник комиссии так, что это можно подтвердить независимо (метаданные съёмки, журнал видеосвязи)?
• Выдержала ли связь режим, близкий к реальному времени, с учётом допустимой задержки сигнала [4]?
• Достаточно ли материалов, чтобы отличить одну позицию номенклатуры от похожей — на случай, если потребуется зачесть пересортицу [13]?
• Оформлен ли итоговый документ со всеми обязательными реквизитами и можно ли его при необходимости корректно исправить в электронном виде [19]?

Если хотя бы один пункт проваливается, стоит доработать регламент до того, как способ станет стандартной практикой на все удалённые объекты компании, а не выяснять это уже после сдачи годовой отчётности.

Ограничения, ошибки и риски

• Фото — не универсальная замена подсчёту. Стандарт разрешает альтернативные способы только при невозможности или чрезмерной затратности традиционных, а не как способ сэкономить время комиссии в общем случае [7].
• Не для всех активов и организаций. Стандарт не применяется в бюджетной сфере и не распространяется на инвентаризацию драгоценных металлов и камней [5].
• Съёмка без реального времени не работает. Использование заранее подготовленных или архивных материалов не подтверждает наличие объекта на дату инвентаризации [2][4].
• Смешение понятий. Видеофиксация — не самостоятельный альтернативный способ, а инструмент; для объектов, физически недоступных даже для съёмки, доказательство строится через фиксацию результатов их функционирования [6].
• Зачёт пересортицы «на глаз». Без точной идентификации позиций по фото зачесть недостачу излишком того же наименования формально нельзя — компания рискует получить недостачу и излишек как два отдельных, не связанных факта [12][13].
• Правка документа «поверх». Исправление электронного акта без создания нового документа с корректной привязкой к исходному нарушает требования ФСБУ 27/2021 [19].

Когда достаточно организационных мер, а когда нужна автоматизация

Для компании с одним-двумя удалёнными объектами обычно достаточно организационных решений: закрепить порядок в учётной политике, обучить ответственных сотрудников на местах правилам съёмки, использовать обычную видеосвязь и хранить фото и акты в общей папке с понятной структурой имён файлов.

Для компаний с десятками распределённых складов, регулярной ротацией материально ответственных лиц и большим количеством инвентарных позиций ручное сопоставление фото с регистром быстро становится узким местом: сложно проверять полноту комплекта снимков по каждому объекту, легко потерять привязку конкретного файла к инвентарному номеру, а исправления электронных документов вручную с соблюдением всех требований ФСБУ 27/2021 отнимают время бухгалтерии.

В этом случае обычно рассматривают один из вариантов:

• доработку типовой конфигурации 1С — привязку загружаемых фото к карточке инвентарного объекта, автоматическое проставление даты, ответственного и статуса подтверждения;
• интеграцию мобильного приложения для съёмки на складе (по QR- или штрихкоду) с учётной системой, чтобы фото сразу попадало в нужную карточку без ручной привязки;
• настройку хранения и версионирования электронных актов инвентаризации с учётом требований к исправлению документов.

Выбор между этими вариантами и доработкой «своими силами» зависит от масштаба: если объектов немного, а изменения происходят редко, разработка отдельного модуля обычно не окупается — достаточно навести порядок в регламенте и файловой структуре.

Вывод

Фото и видео на удалённом складе — это не упрощение инвентаризации, а отдельная доказательная процедура со своими требованиями: обоснование выбора способа, привязка снимка к объекту, месту, дате и ответственному лицу, фиксация в реальном времени, корректное сопоставление с регистром и оформление результатов с учётом требований к первичным документам. Стандарт даёт для этого правовую рамку, а конкретную методику приходится выстраивать самой организации — опираясь на разъяснения БМЦ и закрепляя порядок в учётной политике до начала годовой инвентаризации, а не по ходу неё.

Источники

[1] audit-reshenie.ru — Инвентаризация по ФСБУ 28/2023: пошаговая инструкция с 1 апреля 2025 года — https://audit-reshenie.ru/journal/buh-uchet/inventarizaciya-po-fsbu-28-2023-poshagovaya-instrukciya/

[2] minfin.gov.ru — Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» — https://minfin.gov.ru/ru/document?id_4=301717

[3] qr-inventory.ru — Фотофиксация имущества при инвентаризации — https://www.qr-inventory.ru/fotofiksacija-imushhestva

[4] bmcenter.ru — Рекомендация Р-127/2021-КпР «Дистанционная инвентаризация» — https://bmcenter.ru/r_kpr_inventarizaciya_po_divizionam/

[5] audex.ru — ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация»: основные изменения — https://audex.ru/blog/fsbu-28-2023-inventarizatsiya-osnovnye-izmeneniya/

[6] bmcenter.ru — Рекомендация Р-158/2024-КпР «Альтернативный способ инвентаризации» — https://bmcenter.ru/r-kpr_alyernativniy_sposob_inventarizacii/

[7] audit-reshenie.ru — ФСБУ 28/2023: как меняется порядок проведения инвентаризации — https://audit-reshenie.ru/journal/fsbu/fsbu-282023-kak-menyaetsya-poryadok-prov/

[8] probusiness.news — Альтернативные способы проведения инвентаризации — https://probusiness.news/uchet/pbu/alternativnye-sposoby-provedeniya-inventarizacii

[9] pravovest-audit.ru — Новый ФСБУ 28/2023 обязателен с 1 апреля 2025 — https://pravovest-audit.ru/nashi-statii-nalogi-i-buhuchet/inventarizatsiya-stoit-li-primenyat-fsbu-28-2023/

[10] e.glavbukh.ru — Недостачи, излишки и пересортица — как учесть итоги годовой инвентаризации — https://e.glavbukh.ru/1119512

[11] nalog-nalog.ru — Инвентаризация по правилам ФСБУ 28/2023: что изменилось — https://nalog-nalog.ru/buhgalterskaya_otchetnost/inventarizaciya-po-pravilam-fsbu-28-2023-chto-izmenilos-nn/

[12] klerk.ru — ФСБУ 28/2023: новые правила инвентаризации — https://www.klerk.ru/buh/articles/568809/

[13] buh.ru — Проведение инвентаризации по ФСБУ 28/2023 (вопросы и ответы) — https://buh.ru/articles/fsbu-28-2023-inventarizatsiya-v-voprosakh-i-otvetakh.html

[14] buh.ru — Инвентаризация по ФСБУ 28/2023: как начать применение стандарта — https://buh.ru/articles/inventarizatsiya-po-fsbu-28-2023-kak-nachat-primenenie-standarta-kakie-dokumenty-nuzhny-dlya-perekho.html

[15] buhgalteria.ru — Требования к первичным документам бухучета по ФСБУ 27/2021 — https://www.buhgalteria.ru/article/trebovaniya-k-pervichnym-dokumentam-bukhucheta-po-fsbu-27-2021

[16] pravovest-audit.ru — ФСБУ 27/2021: 6 правил для документов и документооборота — https://pravovest-audit.ru/nashi-statii-nalogi-i-buhuchet/fsbu-27-2021-6-pravil-dlya-dokumentov-i-dokumentooborota/

[17] v2b.ru — ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» — https://www.v2b.ru/articles/fsbu-27-2021-dokumenty-i-dokumentooborot-v-buhgalterskom-uchete/

[18] elcode.ru — Утвержден новый ФСБУ 27/2021 — https://elcode.ru/service/news/daydjest-novostey-zakonodatelstva/utverzhden-novyy-fsbu-272021-dokumenty-i-dokumento

[19] unicon.ru — Практические вопросы применения ФСБУ 27/2021 — https://www.unicon.ru/insights/rsbu/Practical_issues_of_application_of_FSB_27_2021_Documents_and_document_flow_in_accounting/

[20] ib.ru — ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» — https://www.ib.ru/law/11109

[21] glavbukh.ru — Изменилась инвентаризация в 2026 году по ФСБУ 28/2023 — https://www.glavbukh.ru/art/386427-pravilniy-inventarizatsii-instruktsiya