Электронные медицинские книжки в 2026 году: что изменилось на самом деле и как принимать сотрудника

С 22 августа 2026 года действует новый срок перехода: бумажные личные медицинские книжки старого образца разрешено выдавать и вести до 1 сентября 2027 года.

Минздрав перенёс окончание переходного периода приказом от 29 июля 2026 года № 705н. Документ зарегистрирован в Минюсте 10 августа и вступил в силу 22 августа 2026 года. Поэтому работодателю сейчас приходится работать с двумя формами ЛМК: бумажной и электронной. Обе формы предусмотрены статьёй 34 закона № 52-ФЗ, а порядок их оформления и ведения установлен приказом Минздрава № 90н [1][2][3].

Для кадровой службы важен не сам носитель, а рабочий процесс вокруг него. До допуска работодатель определяет, требуются ли для этой работы обязательный медосмотр и ЛМК, выдаёт направление и получает заключение. Проверку реестра и следующую контрольную дату можно использовать как внутренние меры контроля: отдельной обязанности выполнять реестровый запрос при каждом найме приказ № 90н не устанавливает.

Что именно изменил приказ № 705н

Изменения получились точечными. Срок, до которого можно выдавать и вести бумажные книжки старого образца, сдвинут с 1 сентября 2026 года на 1 сентября 2027 года. Сведения о таких книжках по-прежнему вносятся в ранее сформированный реестр. В форме электронной ЛМК появились два новых поля: пол и гражданство владельца [1].

Приказ действует с 22 августа 2026 года. Дедлайн 1 сентября 2026 года, который встречается в старых памятках и статьях, утратил актуальность. Компаниям стоит обновить инструкции для кадровиков, шаблоны писем кандидатам и контрольные даты в HR-системе, чтобы сотрудника не отправляли на срочную замену действующей бумажной книжки только из-за прежней даты.

Приказ Роспотребнадзора от 20 мая 2005 года № 402 больше не служит действующим основанием: он утратил силу 1 сентября 2023 года. Сейчас ключевые нормы находятся в статье 34 закона № 52-ФЗ и в приказе Минздрава № 90н в редакции приказа № 705н [2][3][4]. Старые памятки, которые строят правила только на приказе № 402, требуют проверки перед использованием.

Кому нужна личная медицинская книжка

Решение принимают по критериям конкретной группы из пункта 2 приказа № 90н. Для работ с пищевыми продуктами и на водопроводных сооружениях важен характер выполняемой работы. Для воспитания и обучения детей, коммунального и бытового обслуживания учитывается также деятельность организации. Во всех случаях название должности само по себе ответа не даёт: его сопоставляют с фактическими обязанностями и пунктами 23–26 приказа Минздрава № 29н [2][5].

Примерный перечень профессий из письма Минздрава 2000 года часто цитируют в интернете, однако действующий порядок построен иначе. Надёжнее сопоставить ситуацию с пунктом 2 приказа № 90н и пунктами 23–26 приказа № 29н. Минздрав отдельно разъяснял случай медицинских работников: обязательные медосмотры для них сохраняются, но сам статус медработника не создаёт обязанности иметь ЛМК и проходить профессиональную гигиеническую подготовку [6]. Для спорной должности основание решения лучше зафиксировать вместе со специалистом по охране труда.

Такой подход защищает от двух крайностей. Первая — требовать книжки у всех сотрудников компании только потому, что бизнес относится к общепиту, образованию или бытовым услугам. Вторая — считать, что ЛМК требуется исключительно при непосредственном общении с клиентом. Формулировки действующего порядка различаются для каждой группы, поэтому универсальный бытовой тест здесь даёт ошибки.

Как формируется электронная ЛМК

ЭЛМК — электронный документ в подсистеме личных медицинских книжек федеральной информационной системы санитарно-эпидемиологических сведений. Книжку формирует уполномоченное учреждение Роспотребнадзора и подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью ответственного сотрудника. Она содержит уникальный идентификатор и двухмерный код, сведения о владельце, работодателе, медосмотрах, гигиенической подготовке и аттестации [2].

Фраза «книжка появится автоматически через три дня» описывает процесс неточно. Для формирования ЭЛМК работник обращается в уполномоченное учреждение лично либо подаёт обращение через Единый портал госуслуг. После формирования книжки или внесения изменений учреждение уведомляет работника доступным способом, включая личный кабинет на ЕПГУ, в течение одного рабочего дня [2].

Далее работодатель направляет сотрудника на предварительный или периодический медицинский осмотр. Работник оформляет согласие на обработку данных и передачу необходимых сведений в подсистему ЭЛМК. Медицинская организация формирует электронные медицинские документы, а итоговые сведения поступают через ЕГИСЗ в подсистему ЭЛМК. Профессиональная гигиеническая подготовка и аттестация проходят после того, как в систему поступили сведения о медосмотре [2].

При переходе к другому работодателю новая ЭЛМК с нуля обычно не создаётся. В существующий документ вносятся сведения о новом месте работы, должности и последующих обязательных процедурах. Кадровику при этом всё равно требуется новое основание для допуска: направление, актуальный медосмотр по условиям новой работы и проверка статуса книжки.

Онбординг сотрудника: порядок до допуска к работе

Удобнее встроить проверку ЛМК в обычный маршрут оформления сотрудника. Тогда кадровик видит один статус, руководитель подразделения понимает, можно ли ставить человека в смену, а специалист по охране труда получает контрольную дату. Практический алгоритм выглядит так:

1. Определить фактический вид работ. Сопоставьте будущие обязанности с четырьмя группами из пункта 2 приказа № 90н. В карточке вакансии укажите основание, по которому нужна ЛМК.
2. Оформить направление. Работодатель выдаёт направление на предварительный медосмотр с данными организации, должностью и факторами или видами работ, которые определяют объём обследования.
3. Уточнить форму книжки. Кандидат может предъявить бумажную ЛМК либо идентификатор электронной. При отсутствии книжки сотрудник обращается за её формированием лично или через ЕПГУ.
4. Провести предварительный медосмотр. Работодатель организует и оплачивает обязательный осмотр, а медицинская организация оформляет заключение и передаёт предусмотренные сведения через медицинские информационные системы и ЕГИСЗ [15].
5. Пройти гигиеническую подготовку и аттестацию. Этот этап выполняют для работ, где он предусмотрен санитарными требованиями, после поступления сведений о медосмотре в подсистему.
6. Проверить книжку в официальном реестре. Сверьте идентификатор, статус, принадлежность документа сотруднику и актуальность необходимых отметок.
7. Зафиксировать кадровый результат. Запишите дату проверки, источник, статус допуска, следующую контрольную дату и сотрудника, который выполнил проверку.
8. Передать статус руководителю. Допуск к работе оформляется после прохождения обязательного осмотра. При просрочке система должна закрывать возможность назначить сотрудника на работу, требующую действующего допуска.

Сотрудник может пройти несколько действий параллельно, но последовательность медицинского осмотра и гигиенической аттестации имеет значение для формирования сведений в ЭЛМК. Если информация после осмотра долго не появляется, полезно уточнить у медицинской организации, передала ли она электронные документы в ЕГИСЗ, а затем обратиться в уполномоченное учреждение.

Как проверить бумажную и электронную книжку

Для двух форм книжки действуют разные официальные сервисы. Электронную ЛМК проверяют в реестре по адресу elmk.rospotrebnadzor.ru, бумажную книжку старого образца — по типографскому номеру в реестре lmk.cgon.ru [7][8][14]. Оба адреса стоит закрепить в кадровой инструкции, чтобы сотрудники не использовали коммерческие сайты с похожими формами.

При бумажной ЛМК проверяют типографский номер, наличие записи в реестре, данные владельца и организацию, которая оформила документ. Затем кадровик оценивает, соответствуют ли проведённые осмотры и аттестация будущей работе и остаются ли они актуальными. Одна запись о существовании бланка ещё не подтверждает готовность сотрудника к конкретной работе.

Для ЭЛМК используют уникальный идентификатор или QR-код и сверяют сведения в реестре. Снимок экрана сам по себе быстро устаревает, поэтому в кадровой системе полезнее записать дату проверки, источник и полученный статус. При последующем контроле сотрудник открывает официальный сервис заново и получает актуальный результат.

Отдельной нормы, которая требовала бы выполнять реестровый запрос при каждом найме, в порядке нет. Такая сверка является внутренним контрольным шагом компании. Она помогает подтвердить, на каких официальных данных кадровик основывал допуск, тогда как сама обязанность работодателя состоит в организации обязательных осмотров и отстранении сотрудника при отсутствии требуемого допуска [3][9][15].

Что делать с бумажным оригиналом

Бумажная ЛМК хранится у работодателя. Работник вправе получить её по своему требованию, а при увольнении оригинал возвращается владельцу. Для сети с несколькими объектами стоит определить одно место хранения, ответственного сотрудника и простой журнал выдачи: дата, основание, кому передан документ и когда возвращён [10].

До 1 сентября 2027 года разрешены выдача и ведение бумажных книжек старого образца с внесением сведений в ранее сформированный реестр. Это означает, что бумажный бланк следует проверять не только визуально. Номер и сведения о выдаче должны находиться в официальной базе, а записи о процедурах — соответствовать требованиям к конкретной работе.

Электронную книжку сотрудник при необходимости может получить на бумажном носителе как документ, подтверждающий содержание ЭЛМК. Такую бумажную версию выдаёт уполномоченное учреждение, удостоверяя соответствие подписью ответственного сотрудника и печатью. Это распечатка содержания электронного документа, а не старый защищённый бланк [2].

Какие данные хранить в HR-системе

Кадровой системе нужен контроль допуска, а не медицинский архив. Сведения о здоровье относятся к специальной категории персональных данных. Результаты анализов, названия перенесённых заболеваний, данные прививок и врачебные заключения требуют отдельного правового основания, строгого режима доступа и понятной цели обработки [11]. Копирование всей книжки «на всякий случай» увеличивает риск без пользы для ежедневной работы.

Доступ к карточке следует разделять по ролям. Руководителю смены обычно достаточно статуса «допущен» и срока его актуальности. Идентификатор документа и история проверок нужны кадровику или специалисту по охране труда. Медицинские подробности остаются в системах медицинской организации и государственных контурах, где для них предусмотрен соответствующий режим.

Как контролировать сроки без ручной таблицы

Рабочий контроль строится вокруг событий: новый сотрудник, перевод на другую работу, приближение периодического осмотра, изменение статуса и увольнение. Для каждого события система создаёт задачу ответственному и показывает крайний срок. За 30 и 7 дней до контрольной даты можно отправлять внутренние напоминания, а в день просрочки менять статус допуска и уведомлять руководителя.

Публичный документированный API реестра ЭЛМК для сторонних кадровых систем на дату публикации подтвердить не удалось. Поэтому безопасная схема автоматизации разделяет два процесса. HR-система ведёт сотрудников, сроки, статусы и задачи, а уполномоченный работник сверяет официальный реестр через его веб-интерфейс и сохраняет результат проверки в карточке.

Такой процесс легче проверить, чем набор разрозненных файлов. В журнале видно, кто и когда сверил книжку, какой статус получил, кому поручили следующий шаг и почему сотрудника допустили к работе. При росте сети те же данные можно использовать для сводного отчёта по объектам: сколько книжек оформляется, сколько скоро потребуют контроля и где возникла просрочка.

Ответственность работодателя и сотрудника

Работодатель обязан создавать условия для своевременного прохождения обязательных медосмотров. Сотрудника, который не прошёл обязательный осмотр, отстраняют от работы по статье 76 Трудового кодекса. Решение о допуске лучше связывать с результатом осмотра и актуальным статусом ЛМК, а не с обещанием принести документ после первой смены [3][9].

Допуск к работе без обязательного предварительного или периодического медосмотра подпадает под часть 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ. Штраф для должностного лица или ИП составляет от 15 000 до 25 000 рублей, для организации — от 110 000 до 130 000 рублей [12]. Верховный суд указывал, что допуск каждого работника может образовывать отдельное нарушение, поэтому в компании с несколькими сотрудниками общий риск способен вырасти [13].

Санитарная ответственность зависит от конкретной ситуации. Контролирующий орган может оценивать обстоятельства по статьям 6.3, 6.6 и другим нормам КоАП: имеет значение вид деятельности, характер нарушения и его последствия. Универсальной суммы «за отсутствие медкнижки» для любого бизнеса нет. Разбор конкретного предписания или протокола лучше проводить вместе с профильным юристом.

Чек-лист кадровика перед первой сменой

• В должностной функции определён вид работ и основание, по которому требуется ЛМК.
• Кандидату выдано направление на предварительный медосмотр.
• Получен идентификатор бумажной или электронной книжки.
• Документ найден в официальном реестре и принадлежит кандидату.
• Медосмотр и обязательная гигиеническая аттестация соответствуют будущей работе.
• В кадровой карточке записаны дата проверки, источник и статус допуска.
• Назначена следующая контрольная дата и ответственный сотрудник.
• Бумажный оригинал принят на хранение с записью во внутреннем журнале.
• Руководитель подразделения получил актуальный статус допуска до постановки сотрудника в смену.

До 1 сентября 2027 года работодатель может принимать бумажную ЛМК старого образца, если сведения о ней внесены в реестр, а обязательные процедуры остаются актуальными. Допуск зависит не от формата книжки, а от прохождения требуемого медосмотра и других обязательных процедур. Внутренняя карточка со статусом, датой проверки и следующим сроком помогает кадровой службе вовремя контролировать этот процесс.

Источники

[1] Официальный интернет-портал правовой информации — приказ Минздрава России от 29.07.2026 № 705н — publication.pravo.gov.ru

[2] Приказ Минздрава России от 18.02.2022 № 90н, действующая редакция и порядок ведения ЛМК — consultant.ru

[3] Федеральный закон от 30.03.1999 № 52-ФЗ, статья 34 — consultant.ru

[4] Официальный интернет-портал правовой информации — приказ Роспотребнадзора от 21.02.2022 № 55, которым приказ № 402 признан утратившим силу — publication.pravo.gov.ru

[5] Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н — порядок обязательных предварительных и периодических медосмотров — consultant.ru

[6] Письмо Минздрава России от 01.02.2024 № 30-4/3008732-1194 — consultant.ru

[7] Реестр электронных личных медицинских книжек Роспотребнадзора — elmk.rospotrebnadzor.ru

[8] Центр гигиенического образования населения Роспотребнадзора — инструкция по проверке ЛМК — cgon.rospotrebnadzor.ru

[9] Трудовой кодекс РФ, статья 76 — отстранение от работы — consultant.ru

[10] Справочная информация для работников о хранении бумажной ЛМК у работодателя — consultant.ru

[11] Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ, статья 10 — специальные категории персональных данных — consultant.ru

[12] КоАП РФ, часть 3 статьи 5.27.1 — consultant.ru

[13] Постановление Пленума Верховного суда РФ от 23.12.2021 № 45, пункт 22 — vsrf.ru

[14] Официальный реестр личных медицинских книжек старого образца — lmk.cgon.ru

[15] Трудовой кодекс РФ, статья 220 — медицинские осмотры некоторых категорий работников — consultant.ru